5. Erfolgsfaktor für eine praktisch wirksame Prozessorientierung - verwendbare Daten, Informationen und Wissensmanagement im Prozessmanagement

Im sechsten Teil der Blogserie “7 Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig wirksame Prozessorientierung” beschäftigen wir uns mit dem fünften Erfolgsfaktor: Verwendbare Daten, Informationen und Wissensmanagement. Gemeinsam mit Thomas Hardegger, unterstützt durch meine Intellior-Kollegen Guido Langer, Christoph Klett und Christopher Schaffert beschäftigen wir uns mit dem Thema, wie mithilfe von gezieltem Informations- und Wissensmanagement im Prozessmanagement das implizite Wissen einzelner Mitarbeiter über dokumentierte Prozesse in einem BPM-Tool für alle Nutzer explizit verfügbar gemacht werden kann. Beispielsweise sehen die Durchführungsverantwortlichen, welches konkrete System sie nutzen sollen und können sich direkt dort „hineinklicken“ oder Informationen, z.B. Schulungsunterlagen zum System ansehen. So werden Zusammenhänge sichtbar, die Ausführungsqualität verbessert oder Entscheidungen unterstützt.

Im Rahmen einer siebenteiligen Beitragsserie werden wir chronologisch alle sieben Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig wirksame Prozessorientierung im 2-Wochen-Zyklus detaillierter thematisieren.

Überblick über bisherige Teile der Blog-Serie: 7 Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig wirksame Prozessorientierung:

• Teil 1: 7 Erfolgsfaktoren für eine praktisch wirksame Prozessorientierung
• Teil 2: 1. Erfolgsfaktor für eine praktisch wirksame Prozessorientierung – Prozessmanagement Ziele und Zukunftsbild definieren
• Teil 3: 2. Erfolgsfaktor für eine praktisch wirksame Prozessorientierung – klarer Kunden- und Stakeholderfokus über grafische Prozesslandschaften
• Teil 4: 3. Erfolgsfaktor für eine praktisch wirksame Prozessorientierung – Prozessdokumentation als Mittel zum Zweck einer wirksamen Prozessorientierung
• Teil 5: 4. Erfolgsfaktor für eine praktisch wirksame Prozessorientierung – Transparentes Rollenkonzept und Verantwortlichkeiten

Alle reden über Informations- und Wissensmanagement – aber wie funktioniert das tatsächlich?

Nach­dem wir alle täg­lich immer mehr Daten „pro­du­zie­ren“ und damit auch immer mehr Spu­ren hinterlassen, stellt sich die Frage, wie man diese im Pro­zess­ma­nage­ment wirk­sam ein­set­zen kann. Wir nut­zen die ei­ge­nen An­wen­dungs­er­fah­run­gen und Be­ob­ach­tun­gen einer Viel­zahl von Pro­jek­ten und lie­fern prak­ti­sche Hin­wei­se zur Nut­zung einer BPM Soft­ware für Ihr Wis­sens­ma­nage­ment.

Wir nut­zen dabei fol­gen­des Begriffs­ver­ständnis:

• Daten = Ob­jek­te und deren At­tri­bu­te/Zu­stän­de (z.B. Sys­tem­na­me des ge­nutz­ten CRM-Sys­tems)
• In­for­ma­ti­on = zweck­be­zo­ge­ne Nut­zung von Daten (z.B. die Nut­zung des CRM-Sys­tems für die Ak­ti­vi­tät Lead er­fas­sen)
• Wis­sen = Ler­nen und Be­wer­ten von In­for­ma­tio­nen in einem kon­kre­ten Kon­text. (z.B. das Ver­ständ­nis des Sa­les­ma­na­gers für den Pro­zess „Lead qua­li­fi­zie­ren“ mit sei­nen vor- und nach­ge­la­ger­ten Pro­zes­sen und der Be­deu­tung der kon­se­quen­ten CRM-Ein­ga­ben für Ef­fi­zi­enz und Kun­den­zu­frie­den­heit)

Im Wis­sens­ma­nage­ment gibt es zwei wich­ti­ge Per­spek­ti­ven:

1. Der an­wen­der­ori­en­tier­te Wis­sens­ma­nage­ment-An­satz (top down): Was woll­te ich schon immer über mein Ge­schäft wis­sen, z.B. um Füh­rungs­ent­scheidungen zu tref­fen oder eine be­stimm­te Pro­zes­sakti­vi­tät bes­ser aus­zu­füh­ren. Mit Aeneis ma­chen wir das re­le­van­te Wis­sen an den ent­schei­den­den Stel­len im Pro­zess für alle Be­tei­li­gen ver­füg­bar und damit nutz­bar. Bei­spiels­wei­se sehen die Durch­füh­rungsver­ant­wort­li­chen, wel­ches kon­kre­te Sys­tem sie nut­zen sol­len und kön­nen sich di­rekt dort „hinkli­cken“ oder In­for­ma­tio­nen, z.B. Schu­lungs­un­ter­la­gen zum System anse­hen.  So wer­den Zu­sam­men­hän­ge sicht­bar, die Aus­füh­rungs­qua­li­tät ver­bes­sert oder Ent­schei­dun­gen un­ter­stützt.
2. Der daten­ge­trie­bene Wis­sens­ma­nage­ment-An­satz (bottom up): Wel­che Daten und In­for­ma­tio­nen ste­hen über wel­che Sys­te­me für die Ver­bes­se­rung un­se­rer Ge­schäf­te zur Ver­fü­gung? In die­ser Frage liegt das ei­gent­li­che Di­lem­ma jeder Or­ga­ni­sa­ti­on. Wir ver­fü­gen über der­art viele Daten, doch wel­che Quel­len ver­wen­den wir? Wo be­fin­den sich die Daten? Sind sie ak­tu­ell und in hin­rei­chend guter Qua­li­tät? Dür­fen wir sie über­haupt nut­zen? Die­ser An­satz be­nö­tigt be­reits ein Min­dest­maß an Di­gi­ta­li­sie­rung sowie eine Struk­tur und Auf­lö­sung der Daten. Mit Aeneis er­mög­li­chen wir die Digi­ta­li­sierung des Or­ga­ni­sa­ti­ons- und Pro­zess­ma­nage­ments, aber auch be­lie­bi­ge Human Work­flows und lie­fern ziel­grup­pen­spe­zi­fisch be­nö­tig­te Sich­ten, Aus­wer­tun­gen und Vi­sua­li­sie­run­gen der Or­ga­ni­sa­ti­ons- und Pro­zess­da­ten (z.B. Wel­che Pro­zes­se von wel­chen Ver­ant­wort­li­chen wur­den be­reits mehr­fach ver­bes­sert?).

1. Der anwenderorientierte Wissensmanagement-Ansatz (top-down)

Die in un­ter­schied­li­chen For­men be­kann­te Wis­senspy­ra­mi­de haben wir am Beispiel der Pro­zess­ori­en­tie­rung kon­kre­ti­siert. Leitfragen füh­ren zu wich­ti­gen Er­kennt­nis­sen für die ei­ge­ne Or­ga­ni­sa­ti­on von Daten und In­for­ma­tio­nen, damit Pro­zes­se ge­lebt, d.h. überzeugt an­ge­wen­det und lau­fend überprüft und bei Be­darf wei­ter­ent­wi­ckelt wer­den.  

Für die Pro­zess­in­for­ma­tio­nen wird der Top-Down-An­satz ge­nutzt, indem Pro­zes­se nach Ihrer Be­deu­tung für Kun­den­fo­kus und Ge­schäfts­er­folg in Pro­zess­land­kar­ten mit den be­tei­lig­ten Wis­sens­trä­gern struk­tu­riert und dann in ein­fach les­ba­ren Dia­gram­men ab­ge­bil­det wer­den. Die Ak­ti­vi­tä­ten in den Pro­zes­sen sind dann Trä­gerin der für die Aus­füh­rung be­nö­tig­ten In­for­ma­ti­on. Für die je­wei­li­gen Ziel­grup­pen sind diese In­for­ma­tio­nen über den ei­ge­nen Kon­text und Ler­nen der ent­schei­den­de Schlüs­sel für den Wis­sens­auf­bau.

Wo kommen die Daten her?

Die be­nö­tig­ten Daten las­sen sich in Aeneis er­fas­sen oder über eine Viel­zahl von ver­füg­ba­ren Schnitt­stel­len im­por­tie­ren (von CSV über Sha­re­point, JIRA, SAP bis hin zu einer ge­ne­ri­schen REST-API). Über die Ver­net­zung der Ob­jek­te un­ter­ein­an­der und zu Ak­ti­vi­tä­ten mit de­fi­nier­ten Ver­ant­wort­lich­kei­ten wer­den die Daten für jeden Nut­zer zu wertvollen ziel­grup­pen­spe­zi­fi­schen In­for­ma­tio­nen. In „Mein Aeneis“ sieht jeder Nut­zer „seine“ Pro­zes­se, Ak­ti­vi­tä­ten oder Do­ku­men­te, aber auch ei­ge­ne Auf­ga­ben aus Ver­bes­se­run­gen, Über­prü­fun­gen, Pro­zess­frei­ga­ben oder Kennt­nis­nah­men.

Dabei ist es enorm wich­tig, die Mit­ar­bei­ten­den mit­zu­neh­men und nicht zu über­for­dern. Soll­ten be­reits aus­rei­chende di­gi­ta­le Fuß­spu­ren ein­zel­ner Pro­zes­se ver­füg­bar sein, kann der Ist-Pro­zess und seine Va­ri­an­ten auch über die Schnitt­stel­le von einem Pro­cess-Mining Tool über­nom­men und weiter­be­ar­bei­tet wer­den, zu­min­dest wenn sich der Auf­wand und die Qua­li­tät ge­gen­über klas­si­schen Pro­zes­s­er­he­bun­gen über Work­shops rech­nen.

Prozessmanagement fördert Wissensmanagement – und umgekehrt

Die Wis­sens­ab­läu­fe im Un­ter­neh­men – Ent­ste­hung, Do­ku­men­ta­ti­on, Wei­ter­ga­be, Nut­zung, Ak­tua­li­sie­rung, Wei­ter­ent­wick­lung und Er­werb von Wis­sen, wer­den über eine Pro­zess­do­ku­men­ta­ti­on mit den Pro­zess­be­tei­lig­ten auf Basis kla­rer Kon­ven­tio­nen für die Ab­bil­dung/Mo­del­lie­rung her­vor­ra­gend un­ter­stützt. Viele Leit­fra­gen für ein prak­ti­zier­ba­res Wis­sens­ma­nage­ment (Quel­le: Wup­per­ta­ler Kreis e.V. Wis­sens­ma­nage­ment in mit­tel­stän­di­schen Un­ter­neh­men. Köln, 2000: Dt. Wirt­schafts­dienst, S. 58) las­sen sich sehr gut be­ant­wor­ten:

1. Wo/in wel­chen Pro­zes­sen fehlt Wis­sen?
Pro­zes­se wer­den in Hin­blick auf Res­sour­cen­ver­brauch und Kri­ti­ka­li­tät mit kla­ren Zie­len und den be­tei­lig­ten Rol­len de­fi­niert, ein­ge­führt und lau­fend ver­bes­sert.

2. In wel­cher Form hal­ten wir unser Wis­sen fest; wie do­ku­men­tie­ren wir ge­mach­te Er­fah­run­gen, be­trieb­li­che Rou­ti­nen u.a.?
Pro­zess­land­kar­ten und Pro­zes­se mit ihren Ak­ti­vi­tä­ten als we­sent­li­che Trä­ger aller In­for­ma­tio­nen zu ver­bun­de­nen Ob­jek­ten und Daten, die für die Aus­füh­rung re­le­vant sind.

3. Haben wir z.B. Vor­keh­run­gen dafür ge­trof­fen, dass aus­schei­den­de Mit­ar­bei­ter ihr Wis­sen und ihre wert­vol­len Er­fah­run­gen an ihre Nach­fol­ger wei­ter­ge­ben bzw. ihr Know-how in ver­all­ge­mei­ner­ba­rer Weise do­ku­men­tie­ren?
Über die vor­ge­nann­te Pro­zess­do­ku­men­ta­ti­on, Pro­zess­ver­bes­se­rung, aber auch Nach­fol­ge- und Ein­ar­bei­tungs­pro­zes­se.

4. (Wie) wer­den Kon­tak­te un­se­rer Mit­ar­bei­ter zu Kun­den, Lie­fe­ran­ten und an­de­ren In­ter­es­sens­grup­pen do­ku­men­tiert, aus­ge­wer­tet – und nach wel­chen Ge­sichts­punk­ten? Wie sys­te­ma­tisch wer­den die Re­sul­ta­te an­de­ren im Un­ter­neh­men zur Ver­fü­gung ge­stellt und von die­sen ge­nutzt? Haben wir zu­ver­läs­si­ge In­for­ma­tio­nen über die Qua­li­tät die­ser Um­set­zung und ihren Er­folg? Ver­fü­gen wir über eine durch­ge­hen­de Struk­tur und ein­heit­li­che Ka­te­go­ri­en für die Do­ku­men­ta­ti­on?
Ak­ti­vi­tä­ten der Mit­ar­bei­ten­den sind in­klu­si­ve den zu nut­zen­den Do­ku­men­te bzw. IT-Sys­te­men do­ku­men­tiert, über Auf­zeich­nun­gen und Aus­wer­tun­gen las­sen sich alle Pro­zess­durch­läu­fe (In­stan­zen) re­kon­stru­ie­ren und Pro­zess­kenn­zah­len zur Steue­rung ver­wen­den.

5. Wer­den In­for­ma­tio­nen so ka­te­go­ri­siert und ge­kenn­zeich­net, dass po­ten­zi­el­le Nut­zer es leicht haben, nütz­li­ches Wis­sen zu iden­ti­fi­zie­ren und dar­auf zu­zu­grei­fen?
Aeneis ar­bei­tet durch­ge­hend mit Ka­te­go­ri­en und ver­netz­ten Daten, so dass sich diese aus un­ter­schied­li­chen Per­spek­ti­ven aus­wer­ten und In­for­ma­tio­nen und Wis­sen ge­win­nen las­sen.

6. Haben wir sys­te­ma­ti­sche „Ver­tei­ler“ für die Wei­ter­ga­be des do­ku­men­tier­ten Wis­sens, ge­schaf­fen? Wie zu­ver­läs­sig sind sie, mit wel­chem Er­folg wer­den sie ge­nutzt?
Das Aeneis Por­tal bie­tet jedem Mit­ar­bei­ten­den au­to­ma­tisch ge­ne­rier­te ziel­grup­pen- und fach­spe­zi­fi­sche Sich­ten, dy­na­mi­sche Aus­wer­tun­gen und Vi­sua­li­sie­run­gen tra­gen zu­sätz­lich zu einer hohen Ak­zep­tanz bei.

7. Ver­fü­gen wir über Netz­wer­ke des re­gel­mä­ßi­gen Aus­tauschs von Wis­sen und In­for­ma­tio­nen? In wel­cher Form ste­hen in un­se­rem Un­ter­neh­men die ein­zel­nen Be­rei­che, Ab­tei­lun­gen, Grup­pen und Hier­ar­chie­ebe­nen mit­ein­an­der in Ver­bin­dung?
Zu­sam­men­ar­beit, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Ver­bes­se­rung an den roten Fäden trans­pa­ren­ter, ge­mein­sam er­ar­bei­te­ter Pro­zes­se sind ge­leb­tes Wis­sens­ma­nage­ment. Die­ses kann durch wei­te­re Aus­tausch­for­ma­te (z.B. für aus­füh­ren­de, füh­ren­de oder be­ra­ten­de Rol­len) wei­ter in­ten­si­viert wer­den.

Auf Ebene eines Pro­zes­ses oder einer En­d2End-Pro­zess­ket­te lässt sich gut ab­gren­zen, wel­che Daten und In­for­ma­tio­nen in wel­chen Ak­ti­vi­tä­ten für die Ar­beits­aus­füh­rung und eine sta­bi­le Pro­zess­leis­tung be­nö­tigt wer­den. Daten und In­for­ma­tio­nen kön­nen sehr gut über Pro­zes­se struk­tu­riert wer­den. Aus allen Ak­ti­vi­tä­ten, die einer Rolle (Swim­la­ne im Pro­zess) zu­ge­ord­net sind, las­sen sich die be­nö­tig­ten Fä­hig­kei­ten ab­lei­ten. Ein Kom­pe­tenz­ma­nage­ment wird durch die Ver­knüp­fung mit den Mit­ar­bei­ten­den ein­fach und nach­voll­zieh­bar auf­ge­baut.  

Informationen und Kommunikation – beides ist erfolgsentscheidend

Wäh­rend Daten, Re­geln und In­for­ma­tio­nen an Ak­ti­vi­tä­ten und Pro­zes­sen ver­knüpft wer­den, bleibt der Dia­log zwi­schen den Men­schen und damit der Aus­tausch von Wis­sen und In­for­ma­tio­nen selbst bei einem Pro­zess mit guter di­gi­ta­ler Un­ter­stüt­zung ent­schei­dend. Der Pro­zess lenkt die Kom­mu­ni­ka­ti­on über das Was und Wie von den vor­her wie­der­keh­ren­den Klä­run­gen auf den Aus­tausch guter Prak­ti­ken der Ar­beits­aus­füh­rung oder neue Kun­den­an­for­de­run­gen. Und das Er­geb­nis der Kom­mu­ni­ka­ti­on wird wie­der im Pro­zess ver­an­kert. So wird aus dem im­pli­zi­tem Wis­sen der Be­tei­lig­ten wie­der ex­pli­zit ver­füg­ba­res. Zudem hilft die Trans­pa­renz eines gut do­ku­men­tier­ten Pro­zes­ses einen sach­li­chen Aus­tausch zu füh­ren und Ab­tei­lungs­gren­zen zu über­win­den. In die­sem Ver­ständ­nis ist jeder Pro­zess auch Dia­log- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­stru­ment, bevor er zum In­stru­ment des Wis­sens­ma­nage­ments wird. So kann Wis­sen ge­teilt und ver­mehrt wer­den, um dar­aus Ver­bes­se­run­gen, Ideen und In­no­va­tio­nen ent­ste­hen zu las­sen.

2. Der datengetriebene Wissensmanagement-Ansatz (bottom-up)

Für die­sen An­satz be­gin­nen wir in der Wis­sens­py­ra­mi­de von unten – also bei den Daten. Sie sind ge­spei­chert in den Kern­sys­te­men einer Or­ga­ni­sa­ti­on, z.B. ERP, CRM, GRC, in Por­ta­len, WiKis, zahl­rei­chen ex­ter­nen Quel­len sowie in Aeneis sel­ber. Al­lein dazu ist es sinn­voll, ein „Data Go­ver­nan­ce Frame­work“ zu haben oder zu­min­dest einen Über­blick über in­ter­ne und ex­ter­ne Sys­te­me und ihre Da­ten­be­stän­de. Da­ten­ob­jek­te soll­ten mit ihrer Kri­ti­ka­li­tät, ihren wich­tigs­ten At­tri­bu­ten, Be­rech­ti­gun­gen (lesen, be­ar­bei­ten, lö­schen) sowie die Qua­li­tät der Daten sys­te­ma­tisch ge­ma­nagt wer­den.

«Die Data Go­ver­nan­ce um­fasst Maß­nah­men zur Ver­wal­tung und Füh­rung von Daten und In­for­ma­tio­nen in einem Un­ter­neh­men in Bezug auf deren Qua­li­tät, Si­cher­heit, Be­nut­zer­freund­lich­keit und In­te­gri­tät. »

Unstrukturierte Daten für das Organisations- und Prozessmanagement nutzbar machen

In IT-Sys­te­men struk­tu­rier­te Daten kön­nen ein­fach im­por­tiert und mit dem BPM-Sys­tem syn­chro­ni­siert wer­den. Doch was ge­schieht mit jenen Daten und In­for­ma­tio­nen, die eher un­struk­tu­riert und in­di­vi­du­ell in un­zäh­li­gen Do­ku­men­ten, Ab­la­gen und Ord­nern vor­lie­gen? Hier ver­fol­gen wir die Vi­si­on des „Di­gi­ta­len Zwil­lings einer Or­ga­ni­sa­ti­on“: Alle Daten, die nicht in Ker­n­ap­pli­ka­tio­nen zu fin­den sind, wer­den in Aeneis er­fasst und sind dort aus­wert­bar. Grob be­trifft es alles, was zur Steue­rung und Füh­rung der Or­ga­ni­sa­ti­on be­nö­tigt wird. So lie­fert Intellior mit Aeneis die Platt­form für das „Ope­ra­ting Sys­tem“ Ihrer pro­zess­ori­en­tier­ten Or­ga­ni­sa­ti­on und die Di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on.

Aeneis als „Ope­ra­ting Sys­tem“ Ihrer pro­zess­ori­en­tier­ten Or­ga­ni­sa­ti­on und der di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on un­ter­stützt Sie mit fol­gen­den Kern­funk­tio­nen:

• Rol­len, Ver­ant­wor­tung und Kom­pe­ten­zen ma­na­gen
• Do­ku­men­te ma­na­gen
• Or­ga­ni­sa­ti­on ge­stal­ten und ent­wi­ckeln
• Pro­zes­se steu­er­bar ma­chen
• Res­sour­cen ma­na­gen (Per­so­nal, IT, Sach­mit­tel)
• Be­rech­ti­gun­gen ma­na­gen
• Human Work­flows di­gi­ta­li­sie­ren
• Si­cher­heit-/Ri­si­ken ma­na­gen
• Up­dates be­reit­stel­len (Kennt­nis­nah­men, Chan­ge)

Das Metamodell des BPM-Systems ist entscheidend für die Informationsqualität

Aeneis be­sitzt ein ein­fach zu nut­zen­des Re­po­si­to­ry, in dem un­ter­schied­li­che Ob­jek­te und Stamm­da­ten mit un­ter­schied­li­chen At­tri­bu­ten und Aus­prä­gun­gen ge­pflegt oder aus an­de­ren Sys­te­men im­por­tiert wer­den kön­nen. Das da­hin­ter­lie­gen­de Me­ta­mo­dell mit sei­nen Ver­knüp­fun­gen ist ent­spre­chend der im Sys­tem ab­ge­bil­de­ten guten Prak­ti­ken vor­ge­dacht. Es kann aber auch sehr fle­xi­bel, ein­fach und ohne Ein­schrän­kun­gen der Up­datefä­hig­keit auf die spe­zi­fi­schen Un­ter­neh­mens­an­for­de­run­gen an­ge­passt oder er­wei­tert wer­den. So wer­den aus vor­her un­ver­knüpf­ten Daten wert­vol­le und für die Pro­zess­aus­füh­rung und -steue­rung nutz­ba­re In­for­ma­tio­nen.

Im Ergebnis sind die Daten sehr gut strukturiert und können für eine Digitalisierung und Automatisierung genutzt werden. Mit Aeneis können die Daten mit allen Beziehungen flexibel ausgewertet werden, z.B.:

• Welche Prozesse mit welchem Reifegrad sind mit welchen Kundentouchpoints verbunden?
• Welche hoch priorisierten Prozesse haben welche Chancen/Risiken?
• Welche Prozesse mit hohen Risiken werden von wem verantwortet?
• Welche Mitarbeitende in welchen Rollen und aus welchen Organisationseinheiten arbeiten im Prozess?
• Wo gibt es „lose“ Prozessenden, die mit keinem anderen Prozess oder Empfänger verknüpft sind?
• Wo fehlen Pflichtinformationen in Prozessen oder werden andere Konventionen verletzt?

Dynamische Visualisierungen wie Organigramme, OBASHI Diagramme oder dynamische Prozesslandkarte überführen die Daten mit ihren Verknüpfungen in leicht verständliche uns aussagefähige Grafiken. Daten können einfach in Excel exportiert werden und beliebige Berichte oder Handbücher lassen sich bei Bedarf erzeugen. Ein „exploratives Finden“ bei der Auswertung vernetzter Daten ermöglicht neue Erkenntnisse, analog zu typischen BI Systemen nutzt auch Aeneis Memory Analysen und dynamische „Click-through“ Visualisierungen.

Mit WIKIS werden Potenziale im Informations- und Wissensmanagement verschenkt

Hier liegt auch der entscheidende Unterschied zur unstrukturierten Datenerfassung, z.B. in sogenannten WiKis (wie Confluence als namhaften Business Vertreter): Deren Grenzen liegen in der schlechten Auswertbarkeit der nichtstrukturierten Daten und der fehlenden Führung der Benutzer, implizites Wissen durch Vernetzung und Auswertbarkeit zu explizitem Wissen zu . Befürworter von Wikis führen die Einfachheit der dezentralen Pflege und eine einhergehende breite Akzeptanz ins Feld, „opfern“ damit aber viele Vorteile für ein Informations- und Wissensmanagement. Wir verfolgen einen Ansatz, der einfache Erfassung, Nutzung und zielgruppenspezifische Informationsgewinne verbindet.

Die Anbindung von Systemen mit strukturierten Daten kann hingegen wichtige Beiträge für zusätzliche Informationen und den weiteren Wissensaufbau leisten, dazu einige konkrete Aeneis-Beispiele.

Potenziale des SAP-Konnektors

• SAP Best Practices und tatsächlich genutzte SAP-Transaktionen stehen in Aeneis für die Prozessdokumentation zur Verfügung
• Die Strukturierung der Prozesse (Prozesslandkarte) ist auch im SAP Solman sichtbar und navigierbar
• Aeneis Prozesse stehen im Solman unmittelbar aufrufbar für Konfiguration und Testing zur Verfügung
• Der Teststatus und die Beteiligten sind in Aeneis verfügbar

Potenziale des Sharepoint-Konnektors

• Dokumente werden führend im SharePoint verwaltet und stehen über die nahtlose SharePoint-Schnittstelle auch in den Prozessen in der aktuell gültigen Version zur Verfügung
• Listen können sowohl im SharePoint wie auch in Aeneis gepflegt werden, werden in das jeweils andere System gespiegelt und können dort als Basis für Auswertungen, Prozessmodellierungen etc. dienen
• Über eine kombinierte Suche hat der Nutzer einen Einstiegspunkt im Unternehmen und kann aggregiert die für Ihn relevanten Informationen einsehen. Aeneis Nutzer finden Informationen in SharePoint und umgekehrt – jeder arbeitet in seiner typischen Umgebung.

Potenziale von BPM|Flow (Workflow-Engine-Integration)

• Prozesse werden nach bestem Wissen prototypisch realisiert und automatisiert
• Im Prozess stehen auswertbare Ad-Hoc-Aufgaben zur Verfügung, mit denen neue oder noch nicht bedachte Fälle trotzdem bearbeitet werden können.
• Flexibel anpassbare Formulare ermöglichen es verschiedenste Informationen über den Prozess hinweg von den Prozessbeteiligten einzuholen und/oder diese anschließend auszuwerten oder automatisiert an Drittsysteme weiterzugeben.
• Prozessdurchläufe (Anzahl, Bearbeitungszeit für einzelne Aktivitäten, Bottlenecks), Ad-Hoc-Aufgaben und Beteiligten werden für die Weiterentwicklung des Prozesses ausgewertet und in die nächste Prozessversion überführt und weiter iterativ verbessert.

Datenlücken und Inkonsistenzen sichtbar machen – dann bereinigen

Aeneis liefert entscheidende Mehrwerte, wenn es stringent in die Daten- und IT-Architektur des Unternehmens eingebunden wird und mit relevanten Umsystemen in Verbindung steht. Die Anbindung dieser Systeme folgt dem Prinzip „single point of truth“, d.h. Daten und Informationen werden in einem führenden System gepflegt und werden von dort aus weiterverbreitet.  Häufig fallen bei der Anbindung und der folgenden Datenanalyse auch Inkonsistenzen oder Lücken auf, die dann in den Quellsystemen bereinigt werden und so die Informationsqualität generell steigern.

Zusammenfassend haben unterschiedliche Interessengruppen und unterschiedliche Hierarchiebenen unterschiedliche Anforderungen an Daten und Informationen. Und nicht zuletzt der Umstand, ob ich im Prozess arbeite (Ausführung / Leistungserbringung) oder am Prozess arbeite (Review, Freigabe, Verbesserung, Reifegradsteigerung oder Digitalisierung) erfordert ein anderes Wissen. Durch die objektorientiere Modellierung in der BPM-Suite Aeneis und die Vernetzung der Objekte untereinander können diese spezifischen Sichten über das Portal, Auswertungen und automatisch generierte Berichte erzeugt werden: Prozesse, Organisation, Rollen, Chancen/Risiken, Kundentouchpoints, Dokumente, IT-Services etc.

Der Zugang zu diesen Informationen muss für alle Anwender immer intuitiv und schnell gehen, über eine objektorientierte und verfeinerbare Suchfunktion ebenso wie über eine durchdachte Strukturierung. Als Faustregel gilt: „mit 3 Klicks am Ziel“.

Und last but not least bietet Aeneis mit seinem ISMS Modul auch eine vollständige Unterstützung des Informationssicherheitsmanagements entsprechend ISO27001.

Gute Praktiken in unserem Blog

Zu jedem der 7 Erfolgsfaktoren stelle ich mit Kolleginnen und Kollegen von Intellior und aus unserem Partnernetzwerk in einer Reihe von Folgebeiträgen „Gute Praktiken“ vor, die mit der BPM-Plattform Aeneis der intellior unterstützt werden und mit denen Sie eine wirksame Prozessorientierung erreichen können. Wir freuen uns über Ihre Kommentare, Diskussionen und Ihre Erfahrungen.