7 Erfolgsfaktoren für eine praktisch wirksame Prozessorientierung

Wie kann ich das Thema Prozesse und Prozessmanagement am besten vermitteln und bei der Belegschaft so platzieren, dass die Einführung ein Erfolg wird? Das ist eine zentrale Frage, die sich Unternehmen bei der Einführung eines Prozessmanagements und einer BPM-Softwarelösung frühzeitig stellen sollten. In dieser siebenteiligen Beitragsserie teile ich meine Erfahrungen aus über 30 Jahren Organisationsentwicklung und Prozessmanagement und Erfahrungen aus unserem Partnernetzwerk mit Beispielen aus zahlreichen erfolgreichen Kunden-Projekten. Im ersten Beitrag bekommen Sie einen Überblick über die sieben Erfolgsfaktoren für eine akzeptierte und wirksame Prozessorientierung in Ihrem Unternehmen.

Die Vermittlung durch eine gute Darstellung und zielgruppengerechte Kommunikation ist nur eine Seite der Medaille. Viel wichtiger ist es, Führungskräfte und beteiligte Mitarbeiter in die Einführung frühzeitig einzubeziehen. Prozessorientierung hat auch immer mit der Denkrichtung zu tun. Nach außen mit Blick auf die Kunden und Interessensgruppen, nach innen auf das Zusammenspiel von Strategie, Struktur und Organisationskultur, wie es mein Partner-Kollege Thomas Hardegger von Business-Partner immer wieder betont. Es kommt wie in allen Themen, zu denen es keine universell geteilten Bedeutungen gibt, zunächst auf ein geteiltes Verständnis an. Im Zusammenhang mit Organisationsveränderungen geht es nach meinen Erfahrungen vor allem um die Frage, wie im konkreten Fall eine wirksame Veränderung am besten unterstützt werden kann. Nach 30 Jahren Erfahrung in Organisationsentwicklung und Prozessmanagement in den Rollen Führungskraft, interner und externer Berater, Tool Analyst und Management Coach habe ich ein klares und einfaches Verständnis von Prozessorientierung:

Prozesse werden mit dem Zielbild eines wirtschaftlichen Kundenfokus dann lebendig und wirksam, wenn die Verantwortlichkeiten für die Durchführung von Aktivitäten und die Steuerung der Prozesse definiert, und von allen Beteiligten gelebt werden.

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Die sieben Erfolgsfaktoren für eine wirksame Prozessorientierung im Überblick

Meine Erfahrungen und die unserer Schlüsselpartner fasse ich in sieben Erfolgsfaktoren zusammen. Einige Checkpunkte wirken selbstverständlich und entspringen der Methode „GMV“. Sie sind es aber nicht, sofern man sich den Realitäten und der Komplexität von Veränderungsprozessen stellt, in denen es nicht nur um „Gesunden Menschen Verstand“ geht, sondern das Verlassen von alten und erlernen von neuen Mustern.

Starten Sie gerne mit Ihrer Bestandsaufnahme:

1. Attraktives Zukunfts- und Zielbild

• Haben alle Beteiligten ein einheitliches Zielbild, was durch das Arbeiten an und mit Prozessen besser werden kann und was ihnen Prozessorientierung persönlich bringt?
• Was bringt es den Führungskräften, was den Mitarbeitern?
• Gibt es einen Auftraggeber oder Sponsor im obersten Führungskreis?

2. Klarer Kunden- und Stakeholderfokus

• Werden externer und interner Kundenfokus durch Prozesslandkarten mit guter Visualisierung der Zusammenhänge des Geschäfts unterstützt?  
• Fördern die dargestellten Prozesse ein durchgängiges Prozessverständnis (end2end) und die Steuerung mit klaren Zielen und Übergabepunkten?

3. Anwenderorientierte Prozessgestaltung und -dokumentation

• Wurden die Prozesse mit Vertretern aller Beteiligten und klaren Zielen entwickelt, abgestimmt, eingeführt, geschult und eingeübt?
• Sind die Prozessdiagramme einfach zu erstellen und einfach zu verstehen?
• Nutzen sie einfache Konventionen, fokussieren auf Übersichtlichkeit und einen zielgruppen- und zweckbezogenen Informationsgehalt?
• Werden Zielgruppen durch personalisierte Sichten auf Prozesse und vernetzte Informationen unterstützt?

4. Transparente Rollen und Verantwortlichkeiten

• Wurden die Rollen in den Prozessen (RACI/DEBI, Swimlanes) mit ihren Kompetenzen und Verantwortlichkeiten definiert?

5. Verwendbare Daten, Informationen und tiefes Wissen

• In welcher Form liegen Daten und Informationen vor und können sie praxisgerecht genutzt werden?
• Sind die Daten hinreichend gut strukturiert, um sie für Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen?

6. Wirkungsvolle Führung und Prozessorganisation

• Wurden die Verantwortlichkeiten für die Prozesse (strategisch, operativ) mit den Beteiligten definiert und mit den Prozessen eingeführt?
• Wird die Prozessausführung durch operative Prozessverantwortliche überwacht, unterstützt und mit den Beteiligten verbessert?

7. Aussagekräftige Prozessmessung und -steuerung

• Werden Prozesskennzahlen gemessen, visualisiert und von den Beteiligten zur Steuerung genutzt? Werden Chancen und Risiken ermittelt und zur Weiterentwicklung genutzt?
• Werden Fortschritte in der Prozessorientierung ermittelt, kommuniziert und gefeiert?

Diese sieben Erfolgsfaktoren für nachhaltig wirksame Prozessorientierung habe ich mit Thomas Hardegger diskutiert, sie lassen sich mit ihren Zusammenhängen grafisch sehr gut über das Process-Performance-Modell von Business-Partner visualisieren. Ausgehend von den Stakeholdern und deren Anforderungen nutzen wir es in den Folgebeiträgen als Veranschaulichung, um das WIE mit guten Praktiken bei den jeweiligen Erfolgsfaktoren zu verorten.

Im Rahmen einer siebenteiligen Beitragsserie werden wir chronologisch alle sieben Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig wirksame Prozessorientierung im 2-Wochen-Zyklus detaillierter thematisieren.

So meistern Sie mit Prozessorientierung die Herausforderungen der Digitalisierung

Bei der Auseinandersetzung mit den Fragen werden Sie festgestellt haben, dass die Umsetzung sehr unterschiedlich breit (über viele Prozesse) oder tief (bezogen auf die wirksame Umsetzung aller Anforderungen) sein kann. Je weiter das Prozessmodell Ihres Unternehmens ausgebaut ist und je besser die Prozesse inklusive der Führungsprozesse gelebt werden, umso mehr Potenziale der Prozessorientierung können Sie erschließen. Gerade der Führungsprozess „Prozess managen“ entfaltet mit steigendem Reifegrad das Potenzial, im Unternehmen tatsächlich Prozesse zu führen und zu steuern.

Und je weiter die Prozessorientierung entwickelt ist, desto anspruchsvollere Herausforderungen der Informationsvernetzung und Digitalisierung können Sie meistern. In vier typischen Stufen können Sie die Potenziale Ihrer Organisation erschließen und mit Aeneis als Plattform das „Operating System“ für die Strategieumsetzung, Ihr digitalisiertes Organisations- und Prozessmanagement sowie die prozessorientierte Digitalisierung bauen.

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So können Sie die Potenziale der Prozessorientierung stufenweise erschließen:

Stufe 1: Prozesse etablieren – Transparenz durch dokumentierte Geschäftsprozesse und geteiltes Wissen

Stufe 2: Prozesse optimieren und leben – Prozessstabilität durch gelebte und verbesserte Geschäftsprozesse

Stufe 3: Prozesse, Chancen und Risiken integriert managen – Ganzheitlich gesteuerte Prozesse, die ihre Ziele erreichen und externe Kundenanforderungen und Regelwerke über ein ganzheitliches Managementsystem abdecken

Stufe 4: Strategie über Prozesse und IT umsetzen – Strategiekonform ausgerichtete Prozesse und IT als zentraler Erfolgsfaktor – nicht nur für die Digitale Transformation. Auf den Punkt gebracht: Aus Strategie wird Wirklichkeit, indem konsequent über Prozesse geführt wird

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Aeneis bietet zahlreiche BPM-Lösungen zur Unterstützung Ihrer prozessorientierten Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Unternehmensgestaltung

Neben grundlegenden Prozessmanagementlösungen wie Auditmanagement oder Compliancemanagement bietet Aeneis weitere BPM-Lösungen für weitere Einsatzszenarien, die insbesondere in der Stufe 4 wichtig sind: Wie können Prozesse vor einer Digitalisierung länderübergreifend/unternehmensweit so weit harmonisiert werden, dass die Umsetzungsaufwände nicht explodieren? Mit unserem Variantenmanagement stellen Sie auch in dieser Stufe sicher, dass notwendige Varianten (z.B. wegen unterschiedlicher legaler Länderanforderungen) gezielt abgeleitet und Verbesserungen des Elternobjekts bewusst übernommen werden können.
Wir bieten innovative Lösungen zur Abbildung der Unternehmensarchitektur von Prozessen, Rollen, Organisation und IT, um ein digitalisiertes, prozessrollenbasiertes und workflowgestütztes Berechtigungsmanagement (IAM) umzusetzen. Eine wichtige Voraussetzung für beherrschbare Prozesse, die „compliant“ sind und mit deutlich geringeren Aufwänden umgesetzt werden können.

Last but not least bieten wir für Unternehmen, die eine Migration auf S/4HANA planen, eine einzigartige Lösung: Sie können die Analyse- und Prozess-Redesignphase mit vollständigen Referenzprozessen schnell, mit so wenig Beratern wie möglich und mit einer großen Akzeptanz umsetzen. So erzeugen Sie Prozesstransparenz in Ihrem aktuellen SAP-System und können Prozesse, Transaktionen und Testdaten automatisch in Aeneis übernehmen. Sie können auch bestehende SAP-Best-Practices in Ihre Unternehmensprozesse aufnehmen und inklusive der verantwortlichen Rollen mit denen im SAP Solution Manager synchron halten. Mit der BPM-Suite Aeneis haben Sie über den SAP-Konnektor das Werkzeug für harmonisierte Prozesse, Rollen und Berechtigungen der zukünftigen SAP-Nutzung.

Fazit: Intellior-Lösungen unterstützen Ihre prozessorientierte Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Unternehmensgestaltung.