Software für BPM und GRC - Für Ihre erfolgskritischen Prozesse

Aeneis unterstützt den BPMN-2.0-Standard. BPMN ist die Abkürzung für Business Process Model and Notation, die international verwendete Modellierungssprache für Geschäftsprozesse.

Mehr zur Prozessmodellierung

Der Aeneis Autolayouter für BPMN-Diagramme führt Sie schneller, einfacher und besser an Ihr Ziel. Aeneis layoutet die BPMN-Diagramme während der Modellierung vollautomatisch. Das spart Ihnen Zeit und Nerven, die Sie in anderen Tools für das mühselige Layouten und Hin und Herschieben der Shapes in den Diagrammen benötigen. Der Nutzen für Ihre Modellierer sind fehlerfreie, bessere und klare Prozessabläufe, die Sie in einem Bruchteil der Zeit erstellen.

Die BPMN 2.0-Regelprüfung überprüft Ihren Prozess auf Verstöße gegen die Notation und unterstützt Sie, wenn möglich sogar mit einer automatischen Behebung der Fehler.

Doch mit Aeneis können Sie die Regelprüfung sogar um eigene Regeln erweitern, um Prozesse auf Verstöße gegen Ihre unternehmensspezifischen Modellierungsrichtlinien zu prüfen. So können Sie beispielsweise definieren, dass Ihre Prozessschritte immer mit Kurzbeschreibungen und hilfreichen Dokumenten ergänzt sein müssen. Fehlen diese Informationen an den Prozessschritten, werden Sie mit Hinweisen dazu aufgefordert diese Informationen nachzutragen.

Der BPMN 2.0-Import und - Export ermöglicht Ihnen den Austausch von Prozesse zwischen Aeneis und Drittsystemen.

Mehr zu unseren Schnittstellen

Die Modellierung von Prozessen ist mit Aeneis kinderleicht. Mit der tabellarischen Modellierung kann jeder Ihrer Mitarbeitenden Prozessabläufe erfassen – ohne Vorwissen in der Prozessmodellierung und der BPMN. Sie erfassen Zeile für Zeile die Schritte Ihres Prozesses und Aeneis erzeugt das Prozessdiagramm automatisch für Sie. So können Sie Ihre Mitarbeitenden und Prozessexperten aktiv am Prozessmanagement beteiligen, indem Sie diese an der Entstehung der Prozesse aktiv teilhaben lassen.

Die Aeneis-KI erzeugt für Sie automatisch Prozesse. Sie geben Aeneis die Prozessbezeichnung vor und Aeneis erstellt Ihnen basierend auf Ihrer Branche, Ihrem Land, Ihrer Mitarbeiteranzahl und Ihrer Rechtsform einen ersten Prozessentwurf. Den automatisch erstellten Prozess können Sie nun nach Ihren Wünschen und Unternehmenskonventionen anpassen.

Freihanddiagramme ermöglichen Ihnen alle Ihre Unternehmensdaten in einem freien Layout, ähnlich wie in einem Zeichentool, visuell abzubilden. Sie sind dabei nicht an eine bestimmte Notation gebunden und können sich aus einem großen Fundus an Standardformen bedienen.

Prozesslandkarten der obersten Ebene und Teilprozesslandkarten für Bereiche müssen in anderen Tools manuell und mit viel Aufwand erstellt und gelayoutet werden. Aeneis löst diese Aufgabestellung automatisch für Sie, indem es Ihnen eine automatisch erzeugte Prozesslandkarte zur Verfügung stellt. Diese erzeugt sich automatisch aus Ihrer Prozessstruktur, ohne dass Sie nur eine Sekunde dafür verschwenden müssen.

Mit Aeneis verbinden und visualisieren Sie Ihre Aufbau- und Ihre Ablauforganisation zum ersten Mal in einem Tool. Das Organigramm erstellt sich vollautomatisch aus der Struktur Ihrer Rechtlichen Einheiten und Organisationseinheiten. Diese Struktur geben Sie in Aeneis vor oder Sie synchronisieren diese aus einem anderen führenden System.
Ihr Nutzen: Sie sparen sich Zeit für die Erstellung von mühsam manuell gelayouteten Organigrammen und stellen das aktuelle Organigramm Ihrem gesamten Unternehmen immer tagesaktuell zur Verfügung.

Aeneis visualisiert Ihnen mithilfe von Vernetzungsdiagrammen die Daten Ihres Unternehmensmodells immer im Gesamtkontext, damit Sie aus den Abhängigkeiten stets Rückschlüsse ziehen können. Beispielsweise stellt Ihnen das automatische Vernetzungsdiagramm für Risiken immer dar, wer die Verantwortung für das Risiko trägt, in welchen Prozessen das Risiko wirkt, welche Kontrollen für das Risiko definiert wurden und welche regelmäßigen Kontrollaufgaben aus den Kontrollen abgeleitet wurden.

Alle Diagramme und auch das Portal können mit wenigen Klicks an das Corporate Design Ihres Unternehmens angepasst werden, damit Aeneis im ganzen Umfang zu Ihrem Unternehmenswerkzeug wird.

Sie glauben an Prozessmanagement und interaktive GRC-Systeme? Dann bringen Sie diese endlich zu Ihren Mitarbeitenden! Durch Aeneis entdecken Ihre Mitarbeitenden das Unternehmen und für sie relevante Prozesse, Risiken, Systeme und Dokumente aus Ihrem persönlichen Blickwinkel, mit der Möglichkeit zum Perspektivenwechsel.
Die Verknüpfung des Mitarbeitenden sowie seiner Rollen und Planstellen in die Prozesse, Risiken, Dokumente, Systeme, Abteilungen etc. ermöglicht ihm die Einnahme einer einzigartigen ICH-Perspektive, die ihm in noch nie da gewesener Weise seine Rolle und die dadurch entstehenden To-dos im Prozessmanagement, Risikomanagement und weiteren Systemen erläutert

Aeneis liefert Anwendern per Klick genau die Ansicht auf den Prozess, die sie gerade benötigen. Wünscht Ihr Management eine einfache Übersicht der Zuständigkeiten im Prozess – wählen Sie die RACI-Ansicht. Möchte der Prozessmanager den Prozess präsentieren oder schulen – wählen Sie den Präsentationsmodus. Will der Mitarbeitende den Prozessablauf im Detail verstehen – wählen Sie den Lese-Modus. Benötigt das Qualitätsmanagement den Prozess als Steckbrief – dieser ist mit einem Klick erreichbar. Verlangt der Prozessauditor eine Turtle-Darstellung des Prozesses – auch das liefert Aeneis sofort.

Aeneis unterstützt Ihr Prozessmanagement ganzheitlich von A bis Z. Das beginnt beim strukturierten ersten Prozessentwurf mithilfe von Wizzards und geht über in die Möglichkeit von gemeinsamen Reviews der Prozessentwürfe vor der eigentlichen Freigabe mithilfe von frei definierbaren Workflows. Während der gesamten Lebenszeit ist der gemeinsame Austausch mit Kommentaren und Antworten zu dedizierten Prozessinhalten möglich. Die Arbeit an Prozessen kann mithilfe eines umfangreichen Aufgabenmanagements auf mehrere Köpfe verteilt werden. Die kontinuierliche Verbesserung von ausgerollten Prozessen wird über das Melden von Vorschlägen und das Starten von Initiativen unterstützt. Zu guter Letzt wird der Process Lifecycle durch die Archivierung der Prozesse beendet.

Gerade für Ihre erfolgskritischen Prozesse und Modellinhalte (z.B. Dokumente, Systeme, Organisationseinheiten usw.) müssen Sie die verschiedenen Arbeitsstände und freigegebenen Versionen unter Kontrolle haben. Das komfortable Vergleichen und Wiederherstellen von Versionsständen minimiert Ihre Risiken und maximiert Ihre Sicherheit.
Die Workflows zur Freigabe Ihrer Daten sind dabei mit No-Code Konfiguration zu 100 % anpassbar. Bei Bedarf können für jeden Objekttyp unterschiedliche Freigabeworkflows mit völlig unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Schritten hinterlegt werden, sodass die Freigabe zu 100 % Ihrer Governance-Vorgaben entspricht.

End-to-End-Prozesse verlaufen vom Kunden bis zum Kunden. Durch die Abbildung der Prozesszusammenhänge vom Kunden bis zum Kunden wird eine ganzheitliche Prozessbetrachtung möglich. Die Wirkung des einzelnen Prozesses auf die gesamte Wertschöpfungskette wird dadurch für Management und Mitarbeitende visualisiert - Kundenorientierung wird greifbar und sogar auswertbar.
In Aeneis können Prozesse mit Ihren Auslösern und Ihren ausgelösten Prozessen vernetzt werden. Über Inputs und Outputs können Sie sogar noch feingranularer den Weg von Produkten oder den Fluss von Informationen durch Ihre Prozesse abbilden, um wertvolles Wissen über die Prozesszusammenhänge zu erlangen.

Aeneis beseitigt Komplexität durch Transparenz. Mithilfe von übersichtlichen Reports und Vernetzungsdiagrammen/interaktiven Beziehungsdiagrammen visualisiert Aeneis die Zusammenhänge zwischen Prozessen, Risiken, IT-Systemen, Rollen, Mitarbeitenden, Aufgaben und allen weiteren Stammdatenobjekten und Vorgaben Ihres Managementsystems. Aeneis arbeitet immer mit tatsächlichen Stammdatenobjekten. Das ermöglicht Ihnen, dass Sie von jeder Objektansicht in seine Eigenschaften und Vernetzungen springen können. Das Ergebnis sind Transparenz über die Zusammenhänge und blitzschnelle Datenanalysen.

Mit Aeneis behalten Prozessmanager und das Management mit Hilfe von Dashboards und Reports stets den Überblick über den Zustand der Prozesse. Fragen zu Prozessreifegrade, offene Freigaben und Kenntnisnahmen oder Ähnliches können mit einem Klick beantwortet und bei Bedarf direkt Maßnahmen eingeleitet werden. Alles bereits im Auslieferungszustand enthalten.

Alltägliche Abläufe unterstützt Aeneis mit standardisierten Workflows und erstellt automatisch Aufgaben, wo ein To-do oder eine Aktualisierung von Content notwendig ist. (z.B. alle wichtigen Abläufe oder Aufgaben zur Datenerfassung sind mit Workflows versehen. Workflows können angepasst und neue Workflows können erstellt werden.)

Aeneis beherrscht das Prozessmanagement für große Organisationen, die ihre Prozesse zentral oder dezentral steuern und international an mehreren Standorten tätig sind. So können Sie z.B. von Vorgabeprozessen mithilfe von Wizzards lokale Prozessvarianten ableiten, um auf lokale Gegebenheiten reagieren zu können. Das Aeneis Variantenmanagement unterstützt Sie sowohl beim Ableiten als auch beim Managen und Wiederangleichen von Prozessvarianten an den Vorgabeprozess. Das Variantenmanagement lässt Sie stets den Vorgabeprozess mit seinen Varianten vergleichen und Änderungen in beide Richtungen übernehmen.

Aeneis liefert Ihnen eine vollintegrierte App, mit der Sie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess Ihres Unternehmens zum Leben erwecken können. Gerade Ihre unternehmenskritischen Prozesse sollten einer ständigen Optimierung unterliegen. Mithilfe der Ideenmanagement-App können Ihre Mitarbeitende direkt an allen Unternehmensabläufen Verbesserungsvorschläge einstellen, aus denen dann nach der Freigabe automatisch Aufgaben entstehen, die für die Verantwortlichen in deren Aufgabendashboard erscheinen und auch zentral in smarten Dashboards getrackt werden können. Mit Hilfe von Initiativen können Sie gezielt einen Mitarbeitendekreis dazu einladen, z.B. zu Prozessen oder Dokumenten Verbesserungsideen zu erarbeiten.

Ihre erfolgskritischen und Compliance-relevanten Prozesse sind eng mit Ihren gelenkten Dokumenten verbunden. Mit der BPM-Suite Aeneis können Sie alle relevanten Dokumente zentral steuern, versionieren und mit Ihren Prozessen und allen weiteren Objekten verlinken. Microsoft-Office-Dateien integriert Aeneis mit der WebDAV-Funktion perfekt. Diese ermöglicht Ihnen das direkte Öffnen, Bearbeiten und automatische Speichern der Datei im entsprechenden Microsoft-Office-Programm. Manuelles Hochladen von aktualisierten Dokumenten ist nicht mehr notwendig.
Auch wenn Sie Ihre Dokumente nicht direkt über Aeneis, sondern Ihr DMS oder Microsoft Sharepoint bzw. Microsoft Teams steuern wollen, unterstützt Sie Aeneis ideal. Die Dokumente werden von Ihrem führenden System nach Aeneis synchronisiert. Dort können Sie komfortabel gesteuert und mit Ihren Prozessen und Modelldaten verlinkt bzw. ausgewertet werden.
In jedem Fall installieren Sie mit Aeneis Ihre Single source of truth, die sich perfekt an Ihre führenden IT-Systeme anbinden lässt.

Mit der DeepL-Schnittstelle sparen Sie sich tausende Euro für Übersetzungskosten und erzeugen Übersetzungen in Sekunden, dort wo Sie vorher mühsam und zeitaufwendig Exporte erzeugen und externe Übersetzungsbüros einbinden mussten. Texte können während der Modellierung mit einem Klick automatisch über eine DeepL-Schnittstelle in alle von DeepL unterstützte Sprachen übersetzt werden. Das gilt z.B. für alle Prozesse und Prozessbeschreibungen, in Aeneis gepflegte Dokumente (SmartDocs), Reports, Druckberichte, Organigramme und vieles mehr.

Mit der Freigabe eines Prozesses sind Sie noch nicht am Ziel! Mit der Kenntnisnahme unterstützt Aeneis Sie beim nachhaltigen Prozessmanagement. Nach der Freigabe eines Prozesses werden alle im Prozess beteiligten Rollen dazu aufgefordert, den Prozess zur Kenntnis zu nehmen. Management und Prozessverantwortlichen stehen Übersichten und Dashboards über den Stand der Kenntnisnahme zur Verfügung.

Mit Aeneis können Sie nicht nur kommentieren, sondern Ihre Kommentare gezielt an spezifische Eigenschaften Ihrer Objekte platzieren. Zusätzlich können Sie in einem Kommentar über ein @ nicht nur Mitarbeitende erwähnen, sondern auch weitere Daten wie Dokumente, Systeme, Rollen und vieles mehr verknüpfen. Erwähnte Mitarbeitende und die Prozess- oder Dokumentenverantwortlichen werden aktiv benachrichtigt und bekommen die Kommentare als To-dos in ihrem persönlichen Dashboard berichtet. Das alles fördert die Interaktion innerhalb Ihres Managementsystems und legt den Grundstein für die kontinuierliche Verbesserung.

Mehr zur Kollaboration

Ob allgemeine Aufgaben, Aufgaben, die sich aus Audits, Risiken oder deren Kontrollen ergeben, ausstehende Prüfungen und Freigaben, To-dos aus Verbesserungsvorschlägen und Verbesserungsinitiativen. Aeneis unterstützt Sie beim Erstellen, Managen und transparenten Tracken von Aufgaben. Jedem Mitarbeitenden stehen die Aufgaben in seinem vollintegrierten Aufgaben-Dashboard zur Verfügung.

Ihre Mitarbeitende müssen sich Informationen zu Prozessen, Dokumenten und Regelungen nicht mehr mühselig zusammensuchen. Mit Aeneis kommen relevante Informationen proaktiv direkt zu Ihren Mitarbeitenden.
Durch perfekt auf die Zielgruppe zugeschnittene Push-Benachrichtigungen und E-Mails verpassen Ihre Mitarbeitenden keine relevanten Neuigkeiten mehr. Freigegebene Inhalte werden nachverfolgbar von betroffenen Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen. Somit stellen Sie mit Aeneis die Wirksamkeit Ihrer Prozesse und Regelungen sicher.

Aeneis vereint und integriert alle Ihre Managementsysteme wie Risikomanagement, Informationssicherheitsmanagement, Business Continuity Management, Datenschutzmanagement, Auditmanagement und Ideenmanagement in einer einzigen Tool-Oberfläche. Mit den in das Aeneis Portal integrierten Aeneis-Apps bleiben Sie immer innerhalb der gleichen Datenbasis, erhalten aber eine andere Sicht auf die Daten und eine perfekt auf Ihren Anwendungsfall abgestimmte Navigation. In Aeneis können alle Managementsysteme unabhängig voneinander über ein zentrales Dashboard verwaltet werden. Alle Aufgaben, Kontrollen, Audits und Maßnahmen werden integriert verwaltet.

Aeneis bietet mit den spezialisierten Contentmodulen GoBD und TaxCMS eine umfassende Lösung für die Einhaltung steuerlicher Anforderungen.
GoBD sorgt für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation durch Dokumenten-Versionierung, Schnittstellenintegration (wie z.B. SharePoint) und eine klare Regelung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Mitarbeitende erhalten relevante Informationen direkt im Prozessdiagramm, wodurch die Transparenz erhöht wird und Prüfungen effizienter gestaltet werden können.
TaxCMS baut auf das GoBD-Modul auf und erweitert das System um Funktionen zur systematischen Sicherung der steuerlichen Compliance. Dazu gehören die einfache Kontrolle und Bewertung von Risiken sowie ein automatisiertes internes Kontrollsystem (IKS). Gemeinsam bieten die beiden Apps eine sichere und effiziente Lösung zur Einhaltung von GoBD und Tax CMS, integriert in eine leistungsstarke BPM- und GRC-Plattform, die Prozessmodellierung, Optimierung und Automatisierung ermöglicht.

Die Risikomanagement-App der BPM-Suite Aeneis zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche und schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen aus. Sie bietet einen zentralen Anlaufpunkt für das Risikomanagement und das interne Kontrollsystem, vereint Übersichten und Einstiegsmöglichkeiten und ermöglicht eine effiziente Steuerung von Risiken und Kontrollen im Unternehmen. Mit Aeneis können Sie Risiken frühzeitig erkennen, systematisch bewerten und effektive Gegenmaßnahmen ergreifen.

Unternehmen sind gemäß ISO 27001 verpflichtet, ihre ISMS-Ziele zu entwickeln und zu dokumentieren. Die ISMS-App ermöglicht es, Anforderungen und Ziele sowohl global als auch für einzelne Niederlassungen zu dokumentieren und zentral bereitzustellen. Mit der Prozessmanagement-Software Aeneis können Unternehmen ihre gesamte Prozesslandschaft digital abbilden und gleichzeitig ihr ISMS vollintegriert aufbauen. Das ISMS ist kompakt in einer App enthalten und vernetzt mit allen relevanten Prozessen, Rollen und IT-Systemen. Das Risikomanagement nutzt den BSI G0-Bedrohungskatalog und integriert IT-Sicherheitsmaßnahmen direkt in den Arbeitsalltag. ISMS-Risiken werden ohne zusätzlichen Aufwand in das zentrale Unternehmensrisikomanagement eingebunden.

Die Auditmanagement-App umfasst alle notwendigen Bestandteile, um den Auditprozess vom initialen Aufbau bis hin zur einfachen und effizienten Durchführung optimal zu gewährleisten. Sämtliche Ergebnisse werden in einem speziellen Reporting für die jeweiligen Zielgruppen aufbereitet. Das Auditmanagement hilft, den  Auditprozess zu strukturieren, zu dokumentieren und zu überwachen, somit vereinfacht die App das Bestehen der künftigen internen als auch externen Audits ungemein. Alle Mitarbeitenden sind aktiv beteiligt, um gemeinsam zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.

In Aeneis können Sie, vergleichbar mit einem Baukasten, Ihre Zusatzanforderungen (bspw. eigene Navigation, Sichten, Objekte, Eigenschaften, Apps) schnell und einfach per Low-Code und No-Code erzeugen und diese mit bereits bestehenden Daten verknüpfen. Eine Information kann aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Das ist besonders vorteilhaft, da es für jeden Prozess verschiedene Stakeholder gibt, die verschiedene Informationen benötigen, wie beispielsweise Dokumente, IT-Systeme und Risiken.

Indem man auf ein Objekt, wie beispielsweise einen Prozess, mit verschiedenen "Brillen" oder Sichten blickt, kann jede Nutzergruppe genau die Informationen einsehen und bearbeiten, die für ihre Arbeit und Rolle relevant sind. Es trägt zu einer höheren Benutzerakzeptanz bei, da jeder Nutzer das Gefühl hat, dass das System für seine individuellen Anforderungen maßgeschneidert wurde.

Aeneis arbeitet mit einem einzigartigen No-Code-Reporting-Tool. Das ermöglicht Ihnen, die Daten Ihrer Prozesse, Ziele, Kennzahlen, Organisationseinheiten, Rollen usw. auf noch nie da gewesene Weise auszuwerten. Erstellen Sie in wenigen Minuten perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Reports. Die Reports lassen sich wiederum in weiteren Ebenen auf Ihre Bedürfnisse filtern, in Dashboard-Charts visualisieren oder nach Excel, Word oder PDF exportieren. Alles durch 100% Konfiguration und 0% Programmierung. Mit Aeneis werden Ihre Daten und Zusammenhänge zu wertvollem Wissen, ganz egal ob Sie bestehende Reports anpassen oder ganz neue erstellen.

Mit dynamischen Berechtigungen können Ihre Anwender in Sekunden Berechtigungen z.B. für Prozesse, Dokumente oder sogar ganze Apps selbst vergeben. So kann der Prozess-Owner oder der Modellierer mit einem Klick direkt am Prozess definieren, welche Mitarbeitende oder Rollen im Unternehmen lesenden oder schreibenden Zugriff auf einen Prozess haben sollen. Somit sparen Sie sich Zeit und Aufwand für komplizierte Berechtigungsstrukturen. Sie gewinnen Geschwindigkeit und Dynamik für Ihre BPM-Projekte.

Profitieren Sie von Schnittstellen zu Drittsystemanbindungen wie Jira, MS-Sharepoint, DeepL-Integration, SAP SolMan 7.2, SCIM und vielen mehr. Über die Schnittstellen wird Aeneis zum Single Point of Truth.

Die REST API garantiert Ihnen maximale Flexibilität und ermöglicht die nahtlose Integration von Aeneis mit anderen Systemen und Tools.

Sie können in Aeneis zu allen Inhalten die Änderungshistorie einsehen, diese ist workflowgestützt und bietet zusätzlich revisionssichere Archivierung. Die Änderungshistorie speichert revisionssicher, wer wann welche Änderungen an welchen Objekten vorgenommen hat. Als zusätzliches Komfort-Feature können Sie alle Änderungen nach gewünschten Zeiträumen, Objekten, Kategorien, Attributen und Benutzern filtern und diese sogar als Excel-Reports extern zur Verfügung stellen.