Die Herausforderung moderner Prozesssteuerung
In vielen Organisationen laufen Prozesse, aber nur wenige wissen, wie gut. Oft fehlt der konkrete Überblick: Läuft alles wie geplant? Gibt es Engpässe? Ist ein Risiko im Anflug, das noch niemand bemerkt hat?
Genau hier setzt Prozessmonitoring an. Doch bei intellior gehen wir einen Schritt weiter: Mit unserer BPM-Software und GRC-Software Aeneis machen wir Monitoring nicht nur sichtbar, sondern steuerbar. Prozesse werden nicht bloß beobachtet, sondern aktiv begleitet. Damit wird Prozessmonitoring zum strategischen Kompass einer vernetzten Organisation.
Was ist Prozessmonitoring?
Prozessmonitoring, oder auch Prozessüberwachung, bezeichnet die systematische und kontinuierliche Überwachung, Analyse und Auswertung von Geschäftsprozessen, in Echtzeit oder in definierten Zyklen. Ziel ist es, Prozessverläufe transparent zu machen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten zu ermöglichen. Dabei geht es nicht nur um das Erfassen von Ist-Zuständen, sondern auch um die kontinuierliche Verbesserung und strategische Steuerung der Organisation.
Ein gutes Prozessmonitoring liefert Antworten auf Fragen wie: Welche Prozesse laufen stabil? Wo treten regelmäßig Engpässe auf? Welche Risiken sind mit bestimmten Abläufen verbunden? Und wie wirken sich Änderungen auf angrenzende Prozesse aus? Die Qualität eines Monitoring-Systems zeigt sich letztlich daran, ob es Orientierung bietet und zu konkretem Handeln befähigt.
Unsere Vision bei intellior: Monitoring, das wirkt
Monitoring ist für uns kein Selbstzweck. Wir sehen darin eine neue Art des Denkens in Organisationen:
- Daten sind nicht nur Zahlen, sondern Handlungsauslöser.
- Visualisierungen dienen nicht der Deko, sondern der Orientierung.
- Vernetzung ist keine Zusatzfunktion, sondern die Basis für intelligente Entscheidungen.
Mit Aeneis gestalten wir ein Monitoring, das durch:
- interaktive Dashboards,
- visuelle Zusammenhänge (z. B. Vernetzungsdiagramme, automatisch generierte Prozessübersichten),
- automatisierte Aufgaben und
- datenbasierte Steuerung
wirklich wirkt, weil es befähigt, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Und das ist unser Anspruch: Ein Monitoring, das nicht nur informiert, sondern befähigt. Das nicht nur reagiert, sondern initiiert. Und das nicht nur kontrolliert, sondern gestaltet.
So setzen wir diese Vision in Aeneis um
Reifegrade sichtbar machen
Wer Prozesse entwickeln will, muss wissen, wo er steht. Aeneis bietet hierfür eine Reifegradbewertung, mit der Prozesse nachvollziehbar eingeordnet werden können, von situativ bis optimiert. Verantwortliche erkennen sofort, welche Prozesse bereits gut aufgestellt sind und wo gezielt investiert werden sollte. Diese Einordnung erfolgt nicht aus dem Bauch heraus, sondern basiert auf strukturierten Kriterien und wird in automatisch aktualisierten Reports visualisiert. So entsteht ein objektives Bild der Prozesslandschaft, das zur Grundlage jeder Weiterentwicklung wird.
Zudem lassen sich diese Reifegrade über verschiedene Organisationseinheiten hinweg vergleichen. Dies schafft Benchmarking-Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens – ein enormer Anreiz für kontinuierliche Verbesserung und internes Lernen.
Änderungen transparent kommunizieren
Veränderungen an Prozessen bleiben in vielen Organisationen eine Blackbox – mit Aeneis ist das anders. Sobald ein Prozess angepasst wird, erhalten alle relevanten Stakeholder automatisch eine Benachrichtigung, als Push-Nachricht im Portal und per E-Mail. Wer noch nicht bestätigt hat, wird sichtbar. So wird aus einem bloßen Änderungsprozess ein aktiver Kommunikations- und Steuerungsprozess.
Gerade in kritischen Branchen, wie etwa im Finanzsektor oder in der Energieversorgung, ist es essenziell, dass Änderungen lückenlos nachvollzogen und dokumentiert sind. Aeneis erfüllt hier nicht nur Compliance-Anforderungen, sondern fördert auch die Akzeptanz im operativen Alltag.
Entscheidungsgrundlagen auf einen Blick
Damit Führungskräfte jederzeit den Überblick behalten, stellt Aeneis interaktive Dashboards bereit. Diese sind weit mehr als Zahlenkolonnen: Sie verknüpfen Informationen zu Risiken, Maßnahmen, Audits oder DSGVO-Kontrollen mit konkreten Prozessen. Ampelfarben, Filter und Verlinkungen machen Zusammenhänge sofort greifbar. Ein Klick auf ein kritisches Risiko führt direkt zur relevanten Maßnahme – Monitoring wird erlebbar und entscheidungsrelevant.
Diese Visualisierung schafft nicht nur Transparenz, sondern eine neue Qualität der Entscheidungsfindung. Strategische Steuerung wird fundierter, operatives Handeln sicherer und schneller.
Orientierung im Prozessalltag schaffen
Ein weiteres, oft unterschätztes Element ist die Orientierung für Mitarbeitende im Alltag. Durch die visuelle Darstellung der Prozessverknüpfungen, wie etwa in Form von interaktiven Vernetzungsdiagrammen, wird nicht nur der Kontext klar, sondern auch der eigene Handlungsspielraum. Neue Teammitglieder können sich schneller einarbeiten, Fachabteilungen erkennen sofort ihre Schnittstellen. Monitoring wird so zur aktiven Unterstützung des operativen Betriebs.
Darüber hinaus fördert diese Transparenz auch das bereichsübergreifende Verständnis – ein entscheidender Faktor für eine echte Prozesskultur.
Governance zuverlässig umsetzen
In besonders regulierten Bereichen, etwa im Risikomanagement, ISMS oder Datenschutzmanagement, ist es entscheidend, dass Aufgaben wie Prüfungen oder Kontrollen zuverlässig durchgeführt werden. Aeneis unterstützt dabei mit einer automatisierten Aufgabensteuerung. Diese plant, delegiert und überwacht wiederkehrende Monitoring-Tätigkeiten, ohne dass jemand daran denken muss. Das sorgt für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Revisionstauglichkeit.
Zusätzlich können individuelle Eskalationsstufen definiert werden, falls Aufgaben nicht fristgerecht bearbeitet werden. Damit wird das System auch zur aktiven Frühwarninstanz.
Technisches Monitoring integrieren
Auch technische Aspekte kommen nicht zu kurz: Aeneis ermöglicht ein gezieltes technisches Monitoring. Administratorinnen und Administratoren können beispielsweise Schwellenwerte definieren und bei Abweichungen automatisch gewarnt werden. So wird sichergestellt, dass auch die IT-seitige Performance der Prozessplattform überwacht bleibt, was ein wichtiger Baustein für ganzheitliches Monitoring ist.
In Zeiten wachsender Anforderungen an Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit ist dieser Aspekt essenziell, gerade für KRITIS-relevante Organisationen.
Beispiel: Erkenntnisse mit Wirkung
Ein Beispiel: In einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen kommt es regelmäßig zu Verzögerungen in der Auftragsabwicklung. Erst durch die Analyse im Aeneis-Dashboard wird sichtbar, dass ein bestimmter Freigabeprozess immer wieder zu langen Wartezeiten führt. Die verantwortliche Stelle kann den Engpass gezielt beheben, mit spürbarem Effekt auf Durchlaufzeiten und Kundenzufriedenheit. Genau diese Art von datenbasierten Erkenntnissen ist es, die Prozessmonitoring mit Aeneis so wertvoll macht.
Solche Verbesserungen entstehen nicht durch Zufall, sondern durch ein System, das sichtbar macht, was wirklich zählt.
Unterstützung für zentrale Rollen
Besonders für Rollen wie Prozessmanagerinnen und Prozessmanager, Informationssicherheitsbeauftragte oder QM-Verantwortliche bietet Aeneis damit ein zentrales Werkzeug: Statt auf Zuruf oder nach Gefühl zu handeln, stehen jederzeit fundierte Informationen bereit – visuell aufbereitet, vernetzt und direkt handlungsleitend. Die strategische Steuerung der Organisation wird dadurch enorm erleichtert.
Auch Auditorinnen und Auditoren profitieren: Anstatt zahlreiche Dokumente einzeln durchzugehen, erhalten sie gezielte, konsolidierte Übersichten, die ideal für interne wie externe Prüfungen sind.
Mehr zum Auditmanagement in Aeneis erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Ausgezeichnetes Prozessmonitoring: Aeneis überzeugt auch die Fachjury
Dass unser Verständnis von Prozessmonitoring nicht nur theoretisch überzeugt, sondern auch in der Praxis Maßstäbe setzt, wurde im März 2025 offiziell bestätigt: Aeneis wurde bei den renommierten Tool Masters mit dem ersten Preis in der Kategorie „Prozessmonitoring“ ausgezeichnet. Diese Auszeichnung würdigt insbesondere den innovativen Ansatz, die konsequente Nutzerorientierung und die ganzheitliche Umsetzung unserer Monitoring-Vision.
Für unsere Kundinnen und Kunden bedeutet das: Sie arbeiten mit einem Werkzeug, das nicht nur modern, leistungsstark und praxisbewährt ist, sondern auch offiziell als Branchenbenchmark gilt.
Mehr dazu in diesem Blogbeitrag.
Fazit: Aus Monitoring wird Steuerung
Mit Aeneis wird Prozessmonitoring zur wirkungsvollen Steuerungsinstanz: Es macht sichtbar, was vorher verborgen war. Es vernetzt Informationen zu Entscheidungen. Und es hilft Organisationen, ihre Prozesse nicht nur zu kennen, sondern gezielt weiterzuentwickeln.
Ob im Risikomanagement, in der Compliance, beim Datenschutz oder in der Prozessoptimierung: Aeneis liefert Ihnen nicht nur die Daten, sondern auch die Intelligenz, sie zu nutzen.
Und letztlich geht es genau darum: Die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Mit Aeneis gelingt das intuitiv, intelligent und integriert.
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