Alle, die mit komplexen Projekten arbeiten, kennen die Herausforderungen, die mit effektiver Kommunikation und Prozessverwaltung einhergehen. Vor allem, wenn mehrere Teammitglieder und Abteilungen involviert sind, kann die Verwaltung von Feedback und Kommentaren schnell unübersichtlich werden. Für unser Prozessmanagement-Tool Aeneis haben wir daher eine effiziente Lösung für diese Herausforderung entwickelt: Dank der intuitiven Kommentarfunktion können Sie gemeinsam an Prozessen arbeiten und so Prozessabläufe stetig optimieren.
Die Kommentarfunktion in der BPM-Software Aeneis
Aeneis erleichtert die Kollaboration durch das effiziente Hinzufügen, Finden und Umsetzen von Kommentaren. Während Sie an Prozessen arbeiten, können Sie bestimmte Objekte ganz einfach kommentieren.
Um einen Kommentar anzulegen, navigieren Sie im Aeneis Portal zur jeweiligen Objektsicht. Wenn Sie dort auf den Button mit der Sprechblase klicken, können Sie schnell und einfach einen Kommentar anlegen.
So antworten Sie auf einen Kommentar:
Unsere BPM-Software Aeneis bietet Ihnen auch die Möglichkeit, auf bestehende Kommentare zu antworten. So funktioniert es:
- Öffnen Sie den Kommentar-Drawer des Objekts (z. B. eines Prozesses).
- Klicken Sie in der Kommentarkarte auf „Antworten”.
- Geben Sie Ihre Antwort im Eingabefeld ein.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Antwort in die Übersicht zu übernehmen.
Nun erscheint die Antwort im Kommentar-Drawer unterhalb des Kommentars, der beantwortet wurde.
Diese Einfachheit in der Kommunikation steigert die Produktivität und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessabläufen bei.
So antworten Sie auf einen spezifischen Teil eines Kommentars:
Unsere BPM-Suite bietet Ihnen auch die Möglichkeit, lediglich auf bestimmte Bereiche eines Kommentars zu antworten.
Beim Anlegen eines neuen Kommentars können Sie einen gehighlighteten Bereich auswählen, den Sie spezifisch kommentieren möchten. Mit wenigen Klicks können Sie einen Kommentar hinzufügen und spezifische Bereiche hervorheben oder allgemeine Anmerkungen zu einem Objekt machen.
Erwähnen Sie Mitarbeitende in Ihrem Kommentar
Ein weiteres besonderes Feature in unserer BPM-Software Aeneis ist die Erwähnungsfunktion. Durch ein einfaches „@-Symbol“ gefolgt vom Namen des Mitarbeitenden, können Sie gezielt Personen in Ihren Kommentaren ansprechen und informieren.
Mitarbeitende, die in einem Kommentar erwähnt wurden, erhalten dann eine Benachrichtigung im Portal-Header und können den Kommentar im Dashboard „Meine Kommentare“ einsehen.
Erwähnen Sie weitere Objekte in Ihrem Kommentar
Unsere BPM-Suite Aeneis geht aber noch einen Schritt weiter: Nicht nur Mitarbeitende können erwähnt werden, sondern auch spezifische Objekte, wie Dokumente, IT-Systeme, Glossarbegriffe, Rollen und Prozesse oder Prozessgruppen.
Geben Sie hierzu einfach folgende Vorzeichen ein:
- @doc: Dokumente
- @app: IT-Systeme
- @glo: Glossarbegriffe
- @rol: Rollen
- @pro: Prozesse oder Prozessgruppen
So können Sie Objekte direkt im Kommentar verlinken. Per Klick auf den Link gelangen Sie anschließend zum jeweiligen Objekt. Wurde dagegen eine Rolle in einem Kommentar erwähnt, erhalten alle Mitarbeitende dieser Rolle eine Benachrichtigung im Portal-Header.
Dies steigert die Transparenz und sorgt dafür, dass relevante Informationen genau an die richtige Stelle gelangen. Mehr Informationen zur Erwähnungsfunktion finden Sie in unserer Online-Hilfe.
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Behalten Sie den Überblick mit dem Dashboard „Meine Kommentare“
Doch natürlich ist es nicht nur wichtig, dass Sie Kommentare schnell und einfach abgeben können. Darüber hinaus ist es mindestens genauso wichtig, den Überblick über diese Kommentare zu behalten.
Damit Sie jederzeit wichtige Kommentare wiederfinden, steht Ihnen im Aeneis Portal dafür ein übersichtliches Dashboard „Meine Kommentare“ zur Verfügung. So können abgegebene Kommentare jederzeit verfolgt werden, sodass Sie nicht den Überblick verlieren.
Diese Kommentare finden Sie
In Ihrem Dashboard finden Sie folgende Kommentare
- Kommentare oder Antworten, in denen Sie erwähnt wurden
- Kommentare oder Antworten, zu einem Objekt, in dem Sie als Verantwortliche/-r zugewiesen sind
- Antworten auf Kommentare, die Sie erstellt haben
Manchmal kann es vorkommen, dass Sie in besonders vielen Kommentaren erwähnt werden. Daher stellen wir Ihnen in Aeneis eine nützliche Filterfunktion zur Verfügung. Durch diese Integration verschiedener Filter-Möglichkeiten können Sie die Übersicht einschränken und sich relevante Kommentare zu einem bestimmten Thema anzeigen lassen.
In unserer Online-Hilfe erklären wir Ihnen im Detail, wie Sie innerhalb des Dashboards „Meine Kommentare“ navigieren können. Außerdem finden Sie dort auch hilfreiche Informationen zur Filterfunktion sowie zum Zurücksetzen verschiedener Filter.
Die Abarbeitung von Kommentaren in Aeneis
In Ihrem „Meine Kommentare“ Dashboard finden Sie schnell alle relevanten Kommentare, egal ob Sie direkt erwähnt wurden oder für das kommentierte Objekt verantwortlich sind. Und wenn es darum geht, diese Kommentare abzuarbeiten, bietet unsere BPM-Suite Aeneis einfache Tools zur Handhabung und Verwaltung.
Sie haben die Möglichkeit, Kommentaren einfach zu verwalten und so den Bearbeitungsstand klar zu kommunizieren.
In der Übersicht “Meine Kommentare” oder direkt im Kontext des jeweiligen Objekts können Sie den Kommentar-Status einsehen und anpassen. Durch einfache Klicks können Mitarbeitende den Status ihrer Kommentare ändern, was wiederum automatische Benachrichtigungen an die Verantwortlichen des Objekts oder die Ersteller des Kommentars versendet.
Dies gewährleistet eine transparente und zeitnahe Kommunikation über alle Prozessbeteiligten hinweg. Zudem wird auf diese Weise sichergestellt, dass kein Feedback verloren geht.
Unsere BPM-Suite Aeneis für eine bessere Kommunikation in Ihrem Unternehmen
Ein effektives Prozessmanagement verlangt nach einer klaren und durchgehenden Kommunikation. Hier zeigt unsere BPM-Suite Aeneis ihre Stärke. Mit der fortschrittlichen Kommentarfunktion ermöglicht Aeneis nicht nur das einfache Hinzufügen und Verwalten von Kommentaren, sondern auch eine transparente Kommunikation über den Bearbeitungsstand.
Die Fähigkeit, den Status eines Kommentars in Echtzeit zu ändern und die relevanten Beteiligten automatisch zu benachrichtigen, ist ein unschätzbarer Vorteil. Dies gewährleistet, dass sich alle im Team stets auf dem aktuellen Stand befinden. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen oder Übersehen von wichtigen Anmerkungen stark minimiert. In einem dynamischen Arbeitsumfeld, in dem Reaktionszeit und Klarheit entscheidend sind, bietet Aeneis also genau die Tools, die Sie für Ihren Erfolg und den Erfolg Ihres Unternehmens benötigen.
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Wenn Sie nach einer Software suchen, die nicht nur Ihr Prozessmanagement, sondern auch Ihre Teamkommunikation erleichtert, ist Aeneis genau die richtige Lösung.
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