Im Bereich des Prozessmanagements und der Wirtschaftsinformatik spielt die Business Process Model and Notation (BPMN) eine zentrale Rolle. Sie ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um komplexe Abläufe zu strukturieren und zu optimieren. Dieser Artikel führt Sie durch die Vielfalt und Effizienz von BPMN, insbesondere in ihrer Anwendung innerhalb der BPM-Software Aeneis.
Was ist BPMN?
BPMN bedeutet Business Process Model & Notation und ist eine grafische Spezifikationssprache. Doch bei BPMN handelt es sich nicht nur um eine Sammlung von grafischen Symbolen. Vielmehr wurde BPMN als eine umfassende Sprache entwickelt, um Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe effektiv zu modellieren, zu dokumentieren und zu optimieren. Diese universelle Sprache ermöglicht es Fachleuten aus verschiedenen Disziplinen – von der Methodik bis zur Informatik – Geschäftsabläufe zu verstehen und zu gestalten, wodurch Unternehmensziele effizienter erreicht werden können.
Die Stärke von BPMN liegt vor allem in ihrer visuellen Darstellungskraft. Durch die Nutzung von Diagrammen, bekannt als Business Process Diagrams (BPDs), ermöglicht BPMN eine klare und verständliche Abbildung von Geschäftsprozessen. Diese Diagramme fördern die Kommunikation und das Verständnis zwischen verschiedenen Stakeholdern.
BPMN 2.0 – Geschichte und aktueller Stand
Entstanden ist BPMN zu Beginn des 21. Jahrhunderts, initiiert durch Stephen A. White von IBM. 2004 wurde sie von der Business Process Management Initiative (BPMI) als Standard veröffentlicht. Später übernahm die Object Management Group (OMG) die Verantwortung für die Weiterentwicklung von BPMN, wodurch sie in die Reihe anderer wichtiger Standards wie der Unified Modeling Language (UML) aufgenommen wurde. Mit der Einführung von BPMN 2.0 im Jahr 2011 durch die OMG wurde der Standard um wichtige Aspekte wie ein einheitliches Format für den Austausch von Diagrammen erweitert, was seine Anwendung und Verbreitung weiter vereinfacht hat.
Durch ein standardisiertes XML-Format, welches die Kompatibilität zwischen verschiedenen Modellierungsplattformen verbessert, konnte die Geschäftsprozessmodellierung weiter revolutioniert werden. BPMN 2.0 erlaubt Anpassungen, verbessert die Einbindung menschlicher Interaktionen und führt Choreografie-Modelle ein. Darüber hinaus wurde BPMN 2.0 im Jahr 2013 als ISO 19510 standardisiert, was seine internationale Bedeutung als universeller Modellierungsstandard weiter untermauert. Als ISO/IEC-Standard anerkannt, schließt BPMN 2.0 die Lücke zwischen Geschäftsprozessen und IT. Trotzdem bestehen auch heute noch einige Herausforderungen, insbesondere bei Benutzerinteraktionen.
Wann und warum ist BPMN sinnvoll?
BPMN ist eine standardisierte Sprache für die Geschäftsprozessmodellierung und ermöglicht so eine einheitliche und verständliche Darstellung komplexer Geschäftsprozesse. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern, wie Managerinnen und Managern, IT-Spezialistinnen und Spezialisten sowie Prozessteilnehmenden zu verbessert.
Die präzise Visualisierung von Prozessabläufen mithilfe von BPMN unterstützt Unternehmen dabei, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dies führt zu einer optimierten Prozessgestaltung und -implementierung, die wiederum zu Kosteneinsparungen und gesteigerter Produktivität beitragen kann. Darüber hinaus fördert BPMN die Standardisierung von Prozessen, was die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen in einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld unterstützt.
BPMN in Aeneis
Unsere BPMN-Software Aeneis stellt Ihnen spezielle Funktionen zur Verfügung, damit Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse dokumentieren können. Im Folgenden beleuchten wir die grundlegenden Komponenten von BPMN-Diagrammen näher und illustrieren ihre Anwendung und Bedeutung.
Was ist ein BPMN-Diagramm?
Ein BPMN-Diagramm ist ein grafisches Werkzeug zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Es nutzt standardisierte Symbole, um Abläufe, Entscheidungen und Interaktionen innerhalb eines Prozesses zu visualisieren. Diese Diagramme erleichtern das Verständnis komplexer Prozessstrukturen und fördern eine klare Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten. Sie sind entscheidend für die Planung, Analyse und Optimierung von Geschäftsabläufen, indem sie eine präzise und leicht verständliche Prozessabbildung bieten.
Aktivitäten
Aktivitäten sind in BPMN grundlegende Bausteine zur Darstellung von Prozessschritten in einem Geschäftsprozessmodell. Sie repräsentieren die konkreten Aktionen oder Arbeitsschritte, die in einem Geschäftsprozess ausgeführt werden. Durch ihre präzise Definition und Darstellung ermöglichen Aktivitäten eine klare Sicht auf die einzelnen Komponenten, aus denen sich ein Prozess zusammensetzt.
- Teilprozesse: In BPMN dienen Teilprozesse (repräsentiert durch Teilprozess-Shapes) dazu, komplexere Segmente innerhalb eines übergeordneten Prozesses zu veranschaulichen. Sie bieten eine detaillierte Sicht auf spezifische Abläufe, die aus mehreren Schritten oder Aufgaben bestehen. Diese Teilprozesse sind besonders nützlich, wenn es darum geht, tiefere Ebenen der Prozesslogik zu erfassen, ohne die Übersichtlichkeit des Hauptdiagramms zu beeinträchtigen. Teilprozess-Shapes bieten direkten Zugang zu spezifischen, detaillierten Diagrammen, die die inneren Abläufe und Schritte des Teilprozesses aufzeigen.
- Aufgaben: Aufgaben in BPMN, dargestellt durch Aufgaben-Shapes, sind essenzielle Elemente zur Visualisierung konkreter Arbeitsschritte in einem Prozess. Jede Aufgabe repräsentiert eine einzelne, klar definierte Tätigkeit oder Handlung, die zur Erreichung eines spezifischen Ziels im Gesamtprozess notwendig ist. Aufgaben können in verschiedenen Formen auftreten, je nach Art der Tätigkeit und ihrer Rolle im Prozess. In BPMN-Diagrammen ermöglichen diese Shapes eine klare und strukturierte Darstellung der einzelnen Schritte, sowohl in größeren Prozessen als auch in Teilprozessen.
Ereignisse
In BPMN 2.0 werden Ereignisse (Events) genutzt, um verschiedene Phasen eines Geschäftsprozesses zu visualisieren. Sie sind betriebswirtschaftlich relevante Zustände, die entweder durch externe Faktoren ausgelöst oder vom Prozess selbst generiert werden. Diese Ereignisse werden durch spezifische Symbole in BPMN-Diagrammen dargestellt, um die verschiedenen Zustände und deren Auswirkungen auf den Prozessablauf klar zu visualisieren. Grundlegend können folgende drei Typen unterschieden werden:
- Startereignisse: Sie sind der Auslöser für den Beginn eines Prozesses. Ein Startereignis initiiert den Sequenzfluss, leitet also den Start der Prozessaktivitäten ein.
- Zwischenereignisse: Diese Ereignisse treten während des Prozesses auf und können den Sequenzfluss temporär unterbrechen. Sie reagieren auf bestimmte Bedingungen oder Ereignisse, die während des Prozessablaufs auftreten.
- Endereignisse: Sie markieren das Ende des Prozessflusses. Sobald ein Endereignis erreicht wird, wird der Sequenzfluss und damit der Prozess beendet.
Gateways / Verzweigungen
In BPMN repräsentieren Gateways die Verzweigungen und Zusammenführungen in einem Prozessfluss, die die Richtung des Prozesses in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen oder Ereignissen steuern. Sie sind entscheidend für die Modellierung nicht-linearer Prozesse. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen die wesentlichen Gateways:
- Exklusives Gateway: Dieses Gateway leitet den Fluss entlang genau eines Pfades, basierend auf einer spezifischen Bedingung („entweder/oder“). Bei der Zusammenführung wird nur ein Pfad fortgesetzt.
- Paralleles Gateway: Hier werden alle ausgehenden Pfade gleichzeitig verfolgt („und“). Der Prozessfluss setzt sich erst fort, wenn alle eingehenden Pfade erfüllt sind.
- Inklusives Gateway: Ermöglicht das Verfolgen eines oder mehrerer Pfade („und/oder“), wobei bei der Zusammenführung auf alle ausgelösten Pfade gewartet wird.
- Ereignis-basiertes Gateway: Hier wird der Sequenzfluss entlang des Pfades fortgesetzt, dessen zugehöriges Ereignis als Erstes eintritt.
- Komplexes Gateway: Dient zur Abbildung komplexer Entscheidungsszenarien, die über die Möglichkeiten einfacher Gateways hinausgehen. Es legt fest, welche ausgehenden Pfade basierend auf Prozessdaten oder dem Status eingehender Abfolgen verfolgt werden. Dabei können auch mehrere Pfade gleichzeitig aktiv sein.
Verbinder
In BPMN-Diagrammen verbinden Sequenz- und Nachrichtenflüsse die verschiedenen Elemente eines Prozesses und spielen eine entscheidende Rolle in der Darstellung der Prozessdynamik. Diese Flüsse sind also essenziell für das Verständnis, wie die verschiedenen Komponenten eines Geschäftsprozesses interagieren und zusammenwirken.
- Sequenzfluss: Sequenzflüsse sind die Adern eines BPMN-Prozesses, die Aktivitäten, Ereignisse und Gateways miteinander verbinden. Sie illustrieren den zeitlich-logischen Ablauf des Prozesses, indem sie den Weg aufzeigen, den der Prozess durchläuft.
- Nachrichtenfluss: Nachrichtenflüsse hingegen sind die Kanäle für die Kommunikation mit externen Prozessteilnehmenden. Sie beginnen bei einer Aktivität und enden an einer anderen Aktivität, einem Pool oder einem Nachrichtenereignis, wodurch der Informationsaustausch außerhalb des internen Prozessflusses dargestellt wird.
Pools und Swimlanes
In BPMN-Diagrammen dienen Pools und Lanes dazu, die Struktur und die Beteiligten eines Prozesses übersichtlich darzustellen. Zusammen bilden sie das Gerüst eines BPMN-Diagramms und tragen wesentlich zur Klarheit und Strukturierung der Prozessbeteiligten und ihrer jeweiligen Aufgaben bei.
- Pool: Ein Pool in BPMN repräsentiert hauptverantwortliche Prozessteilnehmende bzw. eine übergeordnete Einheit, die den Gesamtablauf des Prozesses koordiniert. Der Pool umfasst den kompletten Prozess und ist somit eine Art Rahmen, der einen vollständigen Prozess oder einen Prozessteilnehmer visualisiert.
- Swimlane: Swimlanes hingegen sind Untersegmente innerhalb eines Pools und stellen spezifische Organisationseinheiten, Rollen, Gruppen oder einzelne Mitarbeitende dar. Sie werden innerhalb eines Pools positioniert und zeigen, welche Aufgaben von welchen Prozessteilnehmenden oder welcher Abteilung bearbeitet werden. Swimlanes helfen somit, den Prozess in logische Abschnitte zu unterteilen und die Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen.
Regelprüfung in BPMN-Diagrammen
Bei der Modellierung von BPMN-Diagrammen in Tools wie Aeneis ist die Regelprüfung ein hilfreiches Feature. Wenn aktiviert, überprüft sie die Übereinstimmung des Diagramms mit den festgelegten BPMN 2.0-Regeln. Fehler oder Unstimmigkeiten werden direkt im Diagramm angezeigt, was eine sofortige Korrektur ermöglicht.
Diese Funktion gewährleistet somit die Genauigkeit und Standardkonformität der Diagramme, was für die Effizienz und Korrektheit der Geschäftsprozessmodellierung unerlässlich ist. Sie trägt wesentlich zur Vermeidung von Fehlern und zur Optimierung des Modellierungsprozesses bei.
Die Modellierung von BPMN-Diagrammen im WebModeller
Der Aeneis WebModeller ist ein leistungsstarkes Tool für die grafische Prozessmodellierung. Zugänglich ist er über eine webbasierte Oberfläche. Mitarbeitende können BPMN-Shapes einfach anlegen, anordnen und verknüpfen, wobei grundlegende BPMN-Kenntnisse ausreichen.
Seine Benutzerfreundlichkeit macht den WebModeller besonders bei BPM-Teams beliebt für das schnelle Modellieren und Anpassen von Prozessen. Der WebModeller bietet auch eine Shortcut-Leiste für häufig genutzte Symbole und eine Modellübersicht, die tiefgreifende Einsichten und umfassende Verwaltung der Ablauf- und Aufbauorganisationen ermöglicht. Daher ist er auch für das Management ideal.
Aufbau des WebModellers
Der WebModeller in Aeneis präsentiert sich mit einem klaren und intuitiven Layout, angelehnt an die Struktur des Portals. Auf der linken Seite befindet sich die Modellübersicht, die einen schnellen Zugriff auf die einzelnen Objekte der Ablauf- und Aufbauorganisationen bietet. Im Zentrum des Interfaces liegt die Zeichenfläche, die den Hauptbereich für die Prozessmodellierung darstellt. Hier können Team-Mitglieder ihre Prozesse visuell gestalten und entwickeln. Auf der rechten Seite findet sich die Sidebar mit den Eigenschaften, die detaillierte Einstellungen für das jeweils selektierte Objekt bietet. Sowohl diese Seitenleiste als auch die Modellübersicht können eingeklappt werden, um mehr Raum für die Modellierung zu schaffen.
Für eine effiziente Gestaltung stehen im WebModeller Shortcuts zu den am häufigsten verwendeten Modellierungs-Shapes zur Verfügung. Zusätzlich bietet der WebModeller Zugang zur gesamten Palette der BPMN 2.0-Notation, wobei viele Teams eine eingeschränkte Auswahl an Shapes bevorzugen. Dies fördert die Einheitlichkeit und erleichtert Mitarbeitenden die Anwendung eines standardisierten Modellierungsansatzes.
Starten der Modellierung
Der Modellierungsprozess im WebModeller von Aeneis beginnt mit der intuitiven Drag-and-Drop-Funktion. Mitarbeitende starten, indem sie Shapes von der Shape-Palette in die Zeichenfläche ziehen. Dort kann direkt am Shape weitergearbeitet werden. Wahlweise können Sie über die Palette per Drag-and-Drop oder über das kontextsensitive Menü am Shape modellieren. So haben Sie die Möglichkeit, in wenigen Augenblicken Subprozesse und Verzweigungen hinzufügen, wie zum Beispiel das Exklusiv-Oder für Entscheidungswege.
Aufgaben hinzufügen
Im nächsten Schritt werden die einzelnen Aufgaben hinzugefügt und logisch verbunden. Der Prozess ist flexibel: Bestehende Prozesse können einfach wiederverwendet und neue Aufgaben integriert werden. Der Auto-Layouter sorgt dabei für eine stetige und klare Anordnung der Prozessschritte.
Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten erfolgt über Swimlanes, die Rollen wie “Azubi” oder “Buchhalter” repräsentieren, und den Prozessfluss den jeweiligen Verantwortlichen zuordnen. Im Diagramm können Swimlanes über die Palette hinzugefügt werden. Die einzelnen Shapes können anschließend per Drag-and-Drop in die Swimlane gezogen werden, um die Verantwortlichkeit zuzuweisen und visuell im Diagramm abzubilden/darzustellen.
Hinzufügen von Dokumenten und IT-Systemen
Weiterhin ist es im WebModeller möglich, IT-Systeme und Dokumente an Prozessen anzuhängen, was eine tiefgreifende Integration in die Unternehmensstrukturen ermöglicht. Auch das Feintuning von Prozessen ist einfach, wobei zusätzliche Schritte oder Dokumente unkompliziert hinzugefügt werden können.
Abschluss der Modellierung
Abschließend können Farbeinstellungen und andere visuelle Anpassungen vorgenommen werden, um das Diagramm an die Unternehmens-CI anzupassen. Insgesamt bietet der WebModeller von Aeneis somit eine intuitive, schnelle und flexible Möglichkeit, BPMN-Prozesse zu modellieren und anzupassen.
Mehr Infos für eine effiziente Prozessmodellierung können Sie unserem Artikel zu den 10 Tipps zur Modellierung in Aeneis entnehmen.
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Aeneis stellt mit seinem WebModeller ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen zur Verfügung. Von der grundlegenden Modellierung bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen wie der Integration von IT-Systemen und Dokumenten ermöglicht Aeneis eine umfassende und effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen.
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