Optimieren Sie Ihre Auditprozesse – digital, strukturiert und effizient
Viele Unternehmen setzen noch auf manuelle Methoden zur Planung und Durchführung von Audits, oft mit Excel-Tabellen, Word-Dokumenten und Kalendern. Diese Ansätze sind jedoch fehleranfällig, ineffizient und erfordern hohen administrativen Aufwand. Informationen gehen verloren, Verantwortlichkeiten sind unklar und die Nachverfolgung von Maßnahmen wird zur Herausforderung.
Mit dem Auditmanagementsystem in der GRC-Software Aeneis können Sie Ihre Audits ganzheitlich planen, durchführen und nachbereiten – effizienter und revisionssicherer als jemals zuvor.
Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Auditbericht muss kurzfristig erstellt werden. Der zuständige Auditor verbringt Stunden damit, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, stößt auf veraltete Versionen und verliert wertvolle Zeit mit der manuellen Konsolidierung von Daten. Genau solche Situationen lassen sich mit einem professionellen Auditmanagementsystem vermeiden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Auditprozesse mit Aeneis optimieren, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen bringt.
Herausforderungen im traditionellen Auditmanagement
Viele Unternehmen stehen vor typischen Herausforderungen bei der Auditverwaltung:
- Unklare Prozesse: Ohne ein strukturiertes System ist die Koordination zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen schwierig.
- Verzettelung in verschiedenen Tools: Informationen werden häufig in separaten Dokumenten wie Excel-Tabellen oder Word-Dateien verwaltet, was die Konsistenz und Aktualität erschwert.
- Fehlende Transparenz: Wer ist für welche Auditaufgaben verantwortlich? Welche Maßnahmen wurden bereits umgesetzt? Ohne zentrale Steuerung fehlt die Übersicht.
- Mangelnde Revisionssicherheit: Die Dokumentation von Audits muss gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Bei einer dezentralen Verwaltung ist dies kaum gewährleistet.
- Zeitaufwendige Prozesse: Manuelle Nachverfolgung und Abstimmungen kosten wertvolle Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Mit der GRC-Software Aeneis können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Auditprozesse systematisch verbessern.
Auditmanagement in 3 einfachen Schritten
Das Auditmanagementsystem in Aeneis unterstützt Sie mit klar strukturierten Workflows und intuitiven Funktionen, sodass Sie Ihre Audits in drei einfachen Schritten durchführen können:
1. Planung des Auditjahres
Eine erfolgreiche Auditdurchführung beginnt mit einer durchdachten Planung. Aeneis hilft Ihnen, die Struktur für das gesamte Jahr festzulegen:
- Auditbereiche definieren: Welche Abteilungen oder Unternehmensbereiche werden auditiert?
- Verantwortlichkeiten festlegen: Wer ist für welches Audit zuständig?
- Auditziele und Schwerpunkte bestimmen: Welche spezifischen Risiken oder Themen sollen untersucht werden?
- Zeitplanung erstellen: Wann finden die jeweiligen Audits statt?
Alle relevanten Informationen werden im Auditmanagementsystem zentral erfasst und verwaltet, sodass jederzeit Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegeben ist.
2. Durchführung und Dokumentation
Sobald das Audit beginnt, erhalten alle Beteiligten Zugang zu den relevanten Dokumenten und Checklisten. Aeneis ermöglicht:
- Erstellung von Auditberichten direkt in der Software
- Erfassung von Feststellungen und Verbesserungspotenzialen, um Optimierungspotenziale aufzudecken
- Definition konkreter Maßnahmen, um gefundene Probleme gezielt zu lösen
Ein Beispiel: Während eines internen Audits zur Informationssicherheit stellt das Team fest, dass es keine dokumentierte Richtlinie zur Überprüfung von Zugriffsrechten gibt. Diese Feststellung wird direkt in Aeneis erfasst, und eine entsprechende Maßnahme zur Implementierung einer Richtlinie wird den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen.
Die Dokumentation erfolgt nahtlos in der Software, sodass keine Informationen verloren gehen und alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellsten Daten haben.
3. Nachbereitung und Wirksamkeitsprüfung
Die Maßnahmenverfolgung ist einer der wichtigsten Schritte im Auditmanagement. Nur wenn festgestellte Probleme nachhaltig behoben werden, entsteht echter Mehrwert. Aeneis unterstützt Sie durch:
- Automatische Zuweisung von Aufgaben an die Verantwortlichen
- Statusübersichten, um den Fortschritt einzelner Maßnahmen zu verfolgen
- Protokollierung aller Aktivitäten für eine transparente Nachverfolgung
- Wirksamkeitsprüfungen, um die nachhaltige Umsetzung sicherzustellen
Erst wenn die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden, wird das Audit abgeschlossen – revisionssicher und lückenlos dokumentiert.
Funktionen, die Ihr Auditmanagement verbessern
Schnelleinstiege für schnellen Zugriff
Beim Öffnen der App Auditmanagement in Aeneis landen Sie direkt auf der Startseite mit Schnelleinstiegen. Diese bieten Ihnen direkten Zugriff auf wichtige Bereiche, darunter:
- Auditbibliothek: Alle Stammdaten zu Ihren Audits
- Auditschwerpunkte: Programmziele und Auditschwerpunkte
- Auditjahresplanung: Übersichtliche Verwaltung Ihrer Auditbereiche und Audits
Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Visuelle Statusanzeige für mehr Transparenz
Aeneis zeigt Ihnen jederzeit, in welcher Phase sich ein Audit befindet. Diese visuelle Unterstützung erleichtert die Navigation und ermöglicht eine klare Nachverfolgung.
Automatische Benachrichtigungen für bessere Kommunikation
Alle relevanten Personen werden automatisch per Pushnachricht und E-Mail benachrichtigt und erhalten Aufgaben direkt in ihr Dashboard. So ist sichergestellt, dass alle Verantwortlichen auf dem aktuellen Stand sind und notwendige Maßnahmen zeitnah umsetzen.
Revisionssichere Dokumentation für mehr Compliance
Mit der Versionierung von Audits wird sichergestellt, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind. Dies erleichtert interne und externe Prüfungen und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Effiziente Maßnahmenverfolgung
Die Umsetzung von Auditmaßnahmen wird durch eine klare Aufgabenverteilung und automatische Erinnerungen unterstützt. Verantwortliche erhalten eine transparente Übersicht über offene Maßnahmen und können Fortschritte dokumentieren.
Detaillierte Berichterstattung und Auswertungen
Mit Aeneis können Sie umfassende Berichte und Analysen zu Ihren Auditprozessen erstellen. Die Software bietet vordefinierte Berichtsformate sowie die Möglichkeit, individuelle Reportings zu generieren. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in Audittrends und Verbesserungspotenziale.
Fazit: Effizientes Auditmanagement mit Aeneis
Mit dem Auditmanagementsystem in der GRC-Software Aeneis haben Sie alle Werkzeuge zur Hand, um Ihre Auditprozesse effizient, strukturiert und revisionssicher zu gestalten.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Verwaltung aller Audits und Maßnahmen
- Intuitive Workflows für Planung, Durchführung und Nachbereitung
- Automatische Benachrichtigungen und transparente Aufgabenverteilung
- Revisionssichere Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
- Zeiteinsparung durch übersichtliche Prozesse und digitale Workflows
- Umfangreiche Berichts- und Analysemöglichkeiten
Mit Aeneis behalten Sie den vollen Überblick – für ein effizientes und professionelles Auditmanagement, das echten Mehrwert schafft.
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