Als eine der größten Kassenärztlichen Vereinigungen Deutschland stellt die KVWL mit Sitz in Dortmund die wohnortnahe, ambulante Versorgung mit Haus- und Fachärzten für ca. 8,5 Millionen Versicherte in Westfalen-Lippe sicher, übernimmt für die rechtkonforme Abrechnung der ärztlichen Leistungen im Wert von jährlich rund 3,2 Milliarden Euro gegenüber den Kostenträgern die Gewährleistung und vertritt die Interessen von ca. 14.000 niedergelassenen Ärzten und Psychotherapeuten.
Aeneis schafft Transparenz, Orientierung und ermöglicht Steuerung
Gerade als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist es in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt zwingend erforderlich , ein intelligentes Tool zur Prozessdokumentation einzusetzen, das ein prozessorientiertes Risikomanagement über alle Handlungsfelder der Organisation unterstützt und so die notwendige Transparenz, Orientierung und Steuerungsmöglichkeit bietet.
Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe nutzt die Grundfunktionalitäten von Aeneis, um für die Führungskräfte auf jeder hierachischen Ebene konsolidiert über die Risikopotenziale ihrer Prozesse unter den Aspekten „Reputation“, „Wirtschaftlichkeit und Qualität“ sowie „Compliance“ zu informieren. In Verbindung mit einem individuell angefertigten KVP-Workflow können nicht nur die Risiken über so genannte Risikokontrollpunkte identifiziert, analysiert und bewertet werden, sondern auch erforderliche Verbesserungen mit dazugehörigen Maßnahmen eingeleitet und deren Wirksamkeit überwacht werden.
Führungskräfte der KVWL erhalten konzentriert Information über das Risikopotenzial ihrer Prozesse
Risiken identifizieren, analysieren, bewerten und Maßnahmen einleiten, Führungskräften reporten
Entlang der Prozesse Risiken identifizieren
Anhand der graphischen Prozessdokumentation in Form von BPMN-Diagrammen identifizieren Prozessverantwortliche, Mitarbeiter und das QM-Team Risiken und dokumentieren diese direkt am Prozess in so genannten Risikokontrollpunkten. Dabei ist es möglich, sich vordefinierter Risikien aus einer Risikobibliothek in Aeneis zu bedienen oder prozessspezifische Risiken direkt anzulegen.
Risiken analysieren, bewerten und Maßnahmen einleiten
Nach der Identifikation prüfen die Beteiligten, inwiefern im Prozess schon Gegenmaßnahmen ergriffen worden sind. Diese können einem Pool innerhalb von Aeneis entnommen werden und dem Risiko entgegengesetzt werden. Nur diese sind bei der Bewertung zu berücksichtigen. Die Bewertung erfolgt anhand der Kategorien
• Reputation und Zufriedenheit der Anspruchsgruppen,
• Qualität und Wirtschaftlichkeit sowie
• Compliance
Ergänzt wird die Bewertung durch eine Beurteilung der Auftretens- und Entdeckungswahrscheinlichkeit. Ist nun zu erkennen, dass die Einleitung von Maßnahmen erforderlich ist, um das Risiko abzufedern, können diese direkt über den KVP-Workflow eingeleitet, dokumentiert und nachverfolgt werden.
Führungskräfte auf allen hierarchischen Ebenen reporten
Sind so die Risiken identifiziert, analysiert und bewertet, können im BPMN-Portal für jeden Prozess die einzelnen Risiken inkl. deren Bewertung dargestellt werden. Für jeden Prozess ermittelt Aeneis auf Basis der Bewertungen automatisiert zwei Gesamtrisikokennzahlen, anhand derer die Führungskräfte die Dringlichkeit des Handelns ableiten können. Die Kennzahlen können über die verschiedenen Knoten in Aeneis aggregiert werden, so dass die Führungskräfte auf allen Ebenen einen schnellen Überblick über das gesamte Risikopotenzial ihres Verantwortungsbereiches erhalten.
Ausblick auf weiteren Ausbau des Systems
Risiken können in einer Körperschaft des öffentlichen Rechts insbesondere dadurch vermieden werden, in dem das erforderliche Know-How und Informationsquellen zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck werden konsequent prozessorientiert die
• relevanten Rechtsgrundlagen sowie
• weiterführende Informationen
aus den verschiedensten Quellen heraus in den Prozess verlinkt. Dazu kann z.B. das Internet, das Intranet, Sammlungen und Bibliotheken im SharePoint® etc. gehören.
