Die ATLAS ELEKTRONIK GmbH aus Bremen ist ein Unternehmen der thyssenkrupp AG, eingebunden als Operating Unit in die thyssenkrupp Marine Systems GmbH. Mit über 120 Jahren Erfahrung zählt ATLAS ELEKTRONIK zu einem der führenden Systemhäuser für Produkte und integrierte Systemlösungen im Bereich der Marineelektronik. Das Unternehmen bietet unter anderem hochspezialisierte Sonarsysteme sowie autonome und gesteuerte Unterwasserfahrzeuge für U-Boote und Überwasserschiffe an.
Wir waren diejenigen, die 50 Tools angeschaut haben. Wir haben wirklich den Markt durchstöbert und alles gefunden, vielleicht nicht alles, aber sehr viel, was es an Tools gab. Letztendlich hat sich die BPM-Suite Aeneis dann durchgesetzt. Und wir haben nicht alle 50 bis zum Ende durchprobiert; am Ende sind so zwei, drei übrig geblieben, die wir dann intensiv getestet haben. Und ja, letztendlich ist es dann die BPM-Software Aeneis geworden.
Erfahren Sie in diesem Blogartikel, wie das 2.000 Personen starke Unternehmen die BPM-Software Aeneis innerhalb von nur 6 Monaten erfolgreich einführen und die Mitarbeitenden von der Nutzung des neuen Systems überzeugen konnte.
Die Einführung der BPM-Software Aeneis bei der ATLAS ELEKTRONIK GmbH stellt eine bemerkenswerte Erfolgsgeschichte dar: In nur sechs Monaten gelang es dem Unternehmen, die Software zu implementieren und die Mitarbeitenden von deren Nutzung zu überzeugen.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie ATLAS ELEKTRONIK durch die Einführung der BPM-Software Aeneis verschiedene Managementsysteme in einem zentralen System vereinen konnte – und das in einem Zeitraum von nur sechs Monaten.
Seit 2017 ist ATLAS ELEKTRONIK ein vollständiges Tochterunternehmender thyssenkrupp AG, was die Einführung der BPM-Software Aeneis zu einer komplexen Aufgabe machte. Die enge Einbindung in die thyssenkrupp Marine Systems und die Notwendigkeit, verschiedene Geschäftsbereiche und eine große Anzahl von Mitarbeitenden zu integrieren, stellte das Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Folgende Herausforderungen sollten durch die Einführung des BPM-Tools Aeneis gelöst werden:
Die erste Herausforderung bei der Einführung der BPM-Software Aeneis bestand in der Integration verschiedener Managementsysteme. ATLAS ELEKTRONIK und thyssenkrupp Marine Systems nutzten zuvor unterschiedliche Tools und Prozesse, um ihre Managementsysteme zu verwalten.
Diese Systeme waren teilweise integriert, aber oft noch getrennt. Daher gab es verschiedene Prozessdiagramme, Kennzahlensysteme, textuelle Anweisungen, Hilfsmittel und Auditsysteme, die nicht miteinander kommunizierten. Diese Trennung führte zu einem hohen manuellen Aufwand, den es zu überwinden galt, um ein einheitliches und effizientes integriertes Managementsystem zu schaffen.
Eine der bedeutendsten Herausforderung war die Einführung der BPM-Software Aeneis innerhalb eines straffen Zeitrahmens von nur sechs Monaten.
Ziel war es, die Migration bis zum Geschäftsjahreswechsel am 1. Oktober 2021 abzuschließen. Dabei lag der Fokus auf der nahtlosen Integration in die bestehende IT-Landschaft, ohne sofortige Prozessoptimierungen vorzunehmen. Mit dem Umstieg sollten letztendlich die Qualität der Prozessmodelle verbessert und ihre Effizienz gesteigert werden.
Wie in der vorherigen Grafik gezeigt wird, bestand der erste Meilenstein in der Auswahl eines geeigneten BPM-Tools. Dabei ging das Unternehmen anhand einer strukturierten Methodik vor:
Um eine geeignete Software zu finden, führte die ATLAS ELEKTRONIK zunächst eine Marktrecherche durch und definierte den nötigen Funktionsumfang. Nach dieser Marktrecherche lagen dem Unternehmen etwa 50 potenzielle Software-Lösungen vor.
Nach einer Erstbewertung der verfügbaren Tools und einer eingehenden Analyse der vielversprechendsten Kandidaten, setzte sich schließlich Aeneis durch.
Eine weitere wesentliche Herausforderung bestand darin, alle Mitarbeitenden von der neuen Software zu überzeugen und sie aktiv einzubinden. Die Umstellung auf die BPM-Software Aeneis stellt dabei in vielen Unternehmen eine Herausforderung dar, da es unter den Mitarbeitenden Widerstand gegen Veränderungen geben kann. Daher erfordert es gezielte Schulungen und Kommunikation, um die Akzeptanz eines neuen Tools zu fördern. Um dies zu erreichen, müssen alle Mitarbeitenden die Vorteile der neuen BPM-Software verstehen und nutzen können.
Nach der Identifikation der Herausforderungen bestand der nächste Schritt darin, diese systematisch anzugehen und zu meistern. In den folgenden Kapiteln wird erläutert, wie ATLAS ELEKTRONIK erfolgreich die Einführung der BPM-Software Aeneis in nur 6 Monaten bewältigte und die verschiedenen Hindernisse überwand.
Um die Herausforderung der unterschiedlichen Managementsysteme zu überwinden, wurde Aeneis als “Single Point of Truth” etabliert. Dies bedeutete, dass alle Prozesse, Anweisungen und Kennzahlen in Aeneis als zentrales System zusammengeführt wurden. Bei der ATLAS ELEKTRONIK GmbH wird Aeneis intern auch als “One Process” bezeichnet.
Durch diesen Single Point of Truth wurde sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden auf die gleichen, aktuellen Informationen zugreifen können. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Weiterentwicklung der Prozesse und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Interne Audits und das Prozessmanagement werden ebenfalls in Aeneis integriert, was zu einer kohärenten und nahtlosen Softwarelösung führte. So können alle wichtigen Managementaspekte in einem System vereint werden.
Um die Einführung von Aeneis effizient zu gestalten, verzichtete das Projektteam zunächst auf umfangreiches Customizing. Diese Entscheidung ermöglichte es, flexibel und agil auf Unvorhersehbarkeiten zu reagieren. Das Team konzentrierte sich stattdessen darauf, nur die notwendigen Schema-Informationen und Hintergrundstrukturen anzupassen, die für die Modellierung und Migration erforderlich waren.
Während die Migration durchgeführt wurde, konnte parallel das Customizing schrittweise vorangetrieben werden, um das Portal den spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Diese agile Herangehensweise war entscheidend, um das Projekt innerhalb des straffen Zeitrahmens erfolgreich abzuschließen.
Eine entscheidende Rolle für den erfolgreichen Rollout der BPM-Software Aeneis spielte eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie.
Im Vorfeld wurde ein umfassendes Kommunikationskonzept entwickelt und umgesetzt:
Ein wesentlicher Bestandteil dieses Konzepts waren Schulungskonzepte, die speziell auf verschiedene Stakeholder und Nutzergruppen abgestimmt waren. Schon vor dem offiziellen Rollout wurden Key-User, Prozesseigner und -eignerinnen sowie Führungskräfte identifiziert und geschult. Diese Key-User dienten als Multiplikatoren, um das Wissen weiterzugeben.
Die Einbindung der Endanwender und -anwenderinnen war ein besonders entscheidender Faktor für den Erfolg des Rollouts der BPM-Software Aeneis. Zum offiziellen Start am 1. Oktober wurden umfangreiche Maßnahmen ergriffen, um die Mitarbeitenden über die neue Software zu informieren und dafür zu begeistern:
Diese umfassende Kommunikation förderte die Akzeptanz und Nutzung von Aeneis.
Eine transparente Kommunikation war ebenfalls entscheidend. Es wurde offen darüber informiert, dass der initiale Rollout lediglich den Status quo migrierte. Erst in den folgenden Monaten würde die Software kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Die Nutzenden wurden dabei aktiv in diesen Entwicklungsprozess einbezogen. Spezifische Schulungen für Modellierende gingen über die reine Bedienung der Software hinaus und förderten das Prozessdenken. Modellierende wurden außerdem dazu befähigt, nicht nur Prozesse zu dokumentieren, sondern auch kritisch zu bewerten. Zusätzlich wurden Editoren und Editorinnen geschult, um modellierte Prozesse mit weiteren Inhalten und Verknüpfungen zu ergänzen.
Nach dem Rollout der BPM-Software Aeneis war es wichtig, zunächst eine stabile Phase ohne Änderungen einzuhalten. Das interne Ziel war ein Entwicklungsstopp, um den Endanwendern und -anwenderinnen Zeit zur Umgewöhnung zu geben. Daher wurde die Software in den ersten drei Monaten nach dem Rollout nicht verändert, es sei denn, es gab schwerwiegende Fehler, die behoben werden mussten.
Diese stabile Phase war entscheidend, da die Mitarbeitenden von verschiedenen Tools auf die BPM-Software Aeneis umstellten und sich erst an die neue Software gewöhnen mussten. Durch diese Ruhephase konnten die Nutzenden die Software kennenlernen und sich auf die neuen Prozesse einstellen, ohne sich ständig an neue Änderungen anpassen zu müssen.
Ein weiterer wesentlicher Punkt des Projekts war das Sammeln von Feedback der Endanwender und Endanwenderinnen. Alle Mitarbeitenden im Unternehmen wurden ermutigt, sich aktiv einzubringen und Verbesserungsvorschläge einzureichen. Dazu standen verschiedene Kanäle zur Verfügung: Anrufe, E-Mails und das integrierte KVP-Modul in Aeneis, das eine direkte Verbesserungsschleife ermöglichte.
Mit dieser offenen Einstellung und der Förderung der Beteiligung aller Mitarbeitenden konnte die Akzeptanz für das neue Tool gesteigert werden. Diese kontinuierliche Einbindung und das Feedback der Endanwender trugen also maßgeblich dazu bei, dass das Projekt erfolgreich innerhalb von nur 6 Monaten abgeschlossen werden konnte.
Nachdem die BPM-Software erfolgreich bei der ATLAS ELEKTRONIK eingeführt wurde, stellt die kontinuierliche Weiterentwicklung heute einen zentralen Bestandteil des integrierten Managementsystems dar. Das Ziel ist es, alle Anwender und Anwenderinnen einzubeziehen und durch vielfältige Feedbackkanäle kontinuierlich Verbesserungen umzusetzen.
In den vergangenen zwei Jahren wurden über das KVP-Modul (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) 700 Verbesserungsvorschläge eingereicht, von denen mehr als 450 bereits umgesetzt wurden. Dies zeigt, dass Aeneis kein statisches System ist, sondern aktiv von den Nutzenden mitgestaltet wird.
Ein weiterer Fokus liegt auf der Vernetzung von Daten. ATLAS ELEKTRONIK arbeitet kontinuierlich daran, Prozesse, Rollen und Normen miteinander zu verknüpfen, um die Effizienz zu steigern. Beispielsweise sollen Zertifizierungsauditoren und Auditorinnen in Zukunft auf Knopfdruck sehen können, wo bestimmte Anforderungen im System erfüllt werden.
Die Erweiterbarkeit von Aeneis hat ebenfalls große Vorteile gezeigt. Mitarbeitende schätzen die Möglichkeit, ihre Datenanforderungen und -ideen schnell umzusetzen, was die Akzeptanz und den Nutzen des Systems weiter erhöht. Anpassungen in der Portaldarstellung, Datenverknüpfungen und die Entwicklung von Abfragen und Berichten haben die Nutzererfahrung deutlich verbessert. Zudem arbeitet ATLAS ELEKTRONIK daran, Kennzahlen-Reporting-Systeme aufzubauen und die Transition zum integrierten Managementsystem abzuschließen, sodass alle Managementaspekte in Aeneis abgebildet werden können.
Aeneis hat sich als zentrales Element des Prozessmodells etabliert und bietet erhebliche Fortschritte, insbesondere im Bereich der Audits, wo bisherige Zurückhaltung durch die Vorteile der neuen Software überwunden wird.
Das Projekt zur Einführung der BPM-Software Aeneis bei ATLAS ELEKTRONIK und thyssenkrupp Marine Systems war ein voller Erfolg. Die anfänglichen Herausforderungen wurden systematisch angegangen und erfolgreich überwunden.
Hier möchten wir die wesentlichen Erfolge des Projekts noch einmal zusammenfassen:
Diese Erfolge zeigen, dass Aeneis nicht nur eine Softwarelösung darstellt, sondern ein lebendiges, sich ständig weiterentwickelndes System ist, welches die Zusammenarbeit und Effizienz bei ATLAS ELEKTRONIK und thyssenkrupp Marine Systems nachhaltig verbessern konnte.
