Klinikum Klagenfurt am Wörthersee
“Als am Gesundheitsmarkt agierendes Unternehmen ist die KABEG verpflichtet, mit einem gut funktionierenden Risikomanagement die Kernkompetenz Medizin und Pflege zu schützen. Zur frühzeitigen Erfassung und Kommunikation von Chancen und Risiken sind die Landeskrankenhäuser in ein einheitliches und verbindliches Berichtswesen eingebunden. Ziel ist es, potenziell bedeutende Gefährdungen der Unternehmensziele ebenso wie mögliche substanzielle Chancen frühzeitig zu erkennen und damit steuerbar zu machen.”
Quelle: www.kabeg.at
Aeneis ist die Enterprise Quality Management Software unserer Wahl als digitales QM/RM-System im Klinikum Klagenfurt am Wörthersee. Der Aufwand und die Komplexität zur Erfüllung entsprechender QM/RM-Vorgaben hat sich dank Aeneis verringert, weshalb mehr Zeit für Mitarbeiter*innen der Pflege und Medizin für ihre eigentliche Profession bleibt.
Ein Interview mit Dipl. Ing. Michael Baumann MSc, Leitung Qualitäts-, Risikomanagement & Patientenservice im Klinikum Klagenfurt am Wörthersee der KABEG Landeskrankenanstalten-Betriebsgesellschaft.
“Wir wollten eine Software, die ein integriertes Managementsystem unterstützt”
Wir haben nach einer Enterprise Quality Management Software als Basis des Qualitätsmanagements gesucht. Wir wollten eine Software, welche uns nicht im Rahmen einer ISO 9001 Zertifizierung, sondern auch für weitere Implementierungen von integrierten Managementsystemen unterstützt.
2008 haben wir die erste Zertifizierung nach ISO 9001:2008 mit Hilfe von Aeneis als digitalem QM-System bekommen. Die Konfiguration und die Nutzung der Software waren damals noch sehr statisch und deshalb wurde Aeneis nur in der QM-Abteilung des Klinikum Klagenfurt am Wörthersee von rund 5 bis 10 Personen genutzt. Prozesse wurden in Aeneis modelliert und anschließend im Intranet veröffentlicht sowie in speziellen Bereichen mittels Druckberichten in papierbasierter Form zur Verfügung gestellt.
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2019 haben wir begonnen, den Ausbau und die Erhöhung der internen Nutzung von Aeneis strategisch zu planen und modular weiterzuentwickeln. Ein Ziel war es beispielsweise, dass papierbasierte Prozesse digitalisiert werden.
Auch Aeneis hat sich weiterentwickelt und wurde zunehmend intuitiver in der Anwendung. Die Umstellung von der Version 5 auf die Version 6 hat die verstärkte Nutzung beschleunigt.
Aeneis wurde im Klinikum Klagenfurt am Wörthersee zu einem lebendigen System, das von den Mitarbeitenden im Alltag aktiv genutzt wird. Sie schauen nun öfter rein und nutzen die Verknüpfungen im Prozess, um schnell an die gewünschten Informationen zu kommen. Die Einführung des digitalen integrierten Managementsystems über Aeneis war der ausschlaggebende Punkt, über welchen die Nutzung des Tools stark erhöht werden konnte.
“Wir haben die Managementbewertung in den Mittelpunkt gesetzt und drumherum weitere Managementthemen implementiert, wie zum Beispiel die Maßnahmen für interne und externe Audits, das Chancen- / Risikomanagement sowie das Zielemanagement.”
Die Ziele bilden die Basis für anstehende Maßnahmen. In Aeneis wird das Maßnahmenmanagement in den verschiedenen Phasen sichtbar:
Aeneis bildet Auditberichte von internen und externen Audits ab, sodass eine Bearbeitung von Auditfeststellungen in Kombination mit dem Maßnahmenmanagement durch die jeweilige Organisationseinheit rein digital passiert.
Da die Mitarbeiter*innen relevante Daten unterjährig einpflegen, werden am Ende des Jahres alle Daten in der Managementbewertung von Aeneis automatisch inkludiert und übersichtlich angezeigt. Aeneis wertet automatisch aus, wie sich eine Kennzahl entwickelt hat und ob ein entsprechendes Kennzahlenergebnis über/unter der definierten Soll-Höhe liegt.
Aeneis hat uns in der QM-Abteilung sehr geholfen, weil die Organisationseinheiten selbst ihre Prozesse, ihre Ziele, Chancen und Risiken einsehen und auch pflegen können. Aeneis hilft sogar dabei, die Datenpflege von den Personen einzufordern, da Aeneis die Möglichkeit bietet, Erinnerungsfunktionen und individuelle Dashboards zu generieren, durch welche die Mitarbeitenden immer sehen, welche Themen und Maßnahmen noch ausstehen.
Der Lohn für die aktive Nutzung: Früher mussten Daten oft papierbasiert und / oder händisch gepflegt werden, um entsprechende QM-Vorgaben zu erfüllen. Dies war sehr zeitaufwendig, weshalb Daten oftmals auf ein Minimum beschränkt gepflegt wurden. Der Aufwand hat sich verringert, die Übersichtlichkeit verbessert, die Komplexität wurde reduziert und so bleibt mehr Zeit für die Mitarbeitenden in der Pflege und Medizin für ihre eigentliche Profession.
Für die QRM-Abteilung wurden Management-Dashboards generiert, welche ein Monitoring von QM/RM-Themen ermöglichen, beispielsweise ob von Chancen/Risiken eine Maßnahme abgeleitet wurde oder ob Kennzahlenergebnisse zu den definierten Messintervallen erhoben wurden.
Für das Top-Level Management wurden spezifische QM-Werkzeuge wie beispielsweise eine Stakeholder-Analyse oder eine Kontextanalyse basierend auf der PESTEL-Methodik zur Verfügung gestellt.
