Prozesslandkarte / Prozesskarte

1. Orientierung in der Prozesswelt

In jedem Unternehmen gibt es Prozesse. Doch wie hängt alles zusammen? Wo beginnen Führungsaufgaben, wo laufen wertschöpfende Prozesse, und welche Aktivitäten unterstützen im Hintergrund?

Prozesslandkarten beantworten diese Fragen visuell. Sie strukturieren die Vielzahl an Prozessen, machen Zusammenhänge sichtbar und helfen verschiedenen Zielgruppen, sich zu orientieren. Ob im Audit, im Projekt oder im täglichen Betrieb, Prozesslandkarten schaffen Klarheit.

2. Definition

Prozesslandkarten – auch Prozesskarten genannt – sind grafische Übersichten, die die Prozessarchitektur eines Unternehmens strukturiert darstellen. Sie zeigen, welche Geschäftsprozesse existieren, wie sie zueinander in Beziehung stehen und wie sie sich zu einer ganzheitlichen Wertschöpfungskette zusammenfügen. Meist sind sie im Prozessmanagement in drei Ebenen gegliedert:

• Führungsprozesse: Diese Prozesse steuern und kontrollieren das Unternehmen als Ganzes. Sie definieren Ziele, schaffen Richtlinien und stellen die strategische Ausrichtung sicher. Beispiele: Strategieentwicklung, Risikomanagement
• Kernprozesse: Hier findet die eigentliche Wertschöpfung statt – also alle Prozesse, die direkt auf Kundenanforderungen einzahlen und Leistungen erzeugen. Diese Prozesse unterscheiden ein Unternehmen vom Wettbewerb. Beispiele: Vertrieb, Produktion, Kundenservice
• Unterstützungsprozesse / Supportprozesse: Diese Prozesse ermöglichen und unterstützen die Ausführung der Kernprozesse. Sie haben keinen direkten Kundenkontakt, sind aber für das Funktionieren des Gesamtunternehmens essenziell. Beispiele: IT, HR, Controlling

Ziel ist es, eine übersichtliche Darstellung der Prozessstruktur zu schaffen, ohne dabei in operative Details wie Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu gehen.

3. Die Rolle von Prozesslandkarten in der Prozessorganisation

Prozesslandkarten spielen eine wichtige Rolle in der Prozessdokumentation und -kommunikation, weil sie:

• die Prozesslandschaft auf einen Blick darstellen,
• Struktur und Logik in die Vielzahl an Prozessen bringen,
• als Einstiegspunkt für tiefergehende Prozessmodellierung dienen,
• die Navigation in BPM-Systemen wie Aeneis erleichtern,
• und bei Audits, Schulungen oder Projektstarts für ein gemeinsames Verständnis sorgen.

Sie sind damit kein operatives Modellierungswerkzeug, sondern ein strukturgebendes Element auf Managementebene, das die Grundlage für weiterführende Detaildarstellungen bildet.

4. Prozesslandkarten in Aeneis – So funktioniert’s

In der BPM-Software Aeneis von intellior können Prozesslandkarten auf zwei Arten erstellt werden:

Spaltendiagramm

• Automatisch erzeugt auf Basis der Prozesshierarchie
• Zeigt Prozessebene, Prozessgruppen und Prozesse in strukturierter Baumform
• Ideal für schnelle und konsistente Übersichten in Ablauforganisationen

Freihanddiagramm

• Individuell gestaltbar im WebModeller, der Modellierungsumgebung von Aeneis
• Shapes lassen sich frei platzieren und mit Prozessen oder Prozessgruppen verknüpfen
• Ideal für visuelle Einstiegskarten mit hoher gestalterischer Freiheit

In beiden Fällen dienen die Karten in Aeneis als navigierbare Einstiege in das Prozessmodell. Freihanddiagramme sind zudem versionierbar und lassen sich als Druckbericht (z. B. als PDF) exportieren.

5. Praxisnutzen in regulierten Branchen

In regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, der Energiewirtschaft, dem Gesundheitswesen oder dem Maschinenbau bieten Prozesslandkarten einen echten Strukturvorteil im Rahmen ihrer Rolle als Übersicht.

Beispiele:

• Finanzwesen: Übersicht der prozessorientierten Organisationsstruktur zur Vorbereitung auf MaRisk-Prüfungen oder IKS-Dokumentation
• KRITIS & Energie: Darstellung betriebsrelevanter Abläufe in der Sicherheits- und Notfallvorsorge
• Gesundheitswesen: Strukturierung von klinischen, administrativen und unterstützenden Prozessen für Audits nach ISO 9001
• Maschinenbau: Dokumentation qualitätsrelevanter Prozesse im Rahmen von ISO 9001 oder als Ergänzung zu Produktaudits

Dabei geht es nicht um die Nachweisdokumentation selbst, sondern um eine logische Prozessstruktur, die Orientierung und Verständlichkeit fördert für interne wie externe Zielgruppen.

6. Beispiele für typische Prozesslandkarten

• Unternehmensweite Prozesslandkarte:
  Strukturierter Überblick über alle Hauptprozessarten im Unternehmen
• Bereichs- oder Abteilungslandkarte:
  Darstellung der Prozesse innerhalb eines bestimmten Bereichs, z. B. Einkauf oder Personalwesen
• GRC-Prozesslandkarte:
  Übersicht aller Prozesse mit Bezug zu Governance, Risk und Compliance
• IT-Prozesslandkarte:
  Darstellung von IT-Betriebs- und Unterstützungsprozessen, z. B. Service Desk, IT-Sicherheit
• ISO 9001-Prozesslandkarte:
  Darstellung qualitätsrelevanter Prozesse entlang der Wertschöpfung für QM-Audits
• Audit-Einstiegskarte:
  Kompakte Übersicht als Startpunkt für interne oder externe Prüfungen

7. Tipps für die Gestaltung guter Prozesslandkarten

Eine gute Prozesslandkarte ist verständlich, aufgeräumt und zielgerichtet. Folgende Tipps haben sich in der Praxis mit Aeneis bewährt:

• Begrenzen Sie die Informationstiefe:
  Prozesslandkarten sind keine Ablaufdiagramme. Halten Sie es bewusst abstrakt.
• Nutzen Sie klare Kategorien:
  Die Dreiteilung in Führungs-, Kern- und Supportprozesse hat sich etabliert, bleiben Sie dabei, um Verständlichkeit zu fördern.
• Verlinken statt überladen:
  Verknüpfen Sie Prozesse mit tiefergehenden Diagrammen oder Detailansichten, statt alles auf einer Karte zu zeigen.
• Achten Sie auf visuelle Hierarchie:
  Gleiche Symbole, Farben und Abstände verbessern die Lesbarkeit und helfen bei der Einordnung.
• Verwenden Sie Freihanddiagramme für visuelle Einstiegskarten:
  So lassen sich individuelle Unternehmenslogiken (z. B. nach Standorten, Abteilungen oder Normen) gut abbilden.
• Testen Sie die Karte mit typischen Anwendern:
  Kann ein neuer Kollege oder ein externer Auditor sich orientieren? Wenn ja, ist die Karte gelungen.

8. FAQs: Häufige Fragen aus der Praxis

Was ist der Unterschied zwischen einer Prozesslandkarte und einem BPMN-Diagramm?

‍Eine Prozesslandkarte zeigt die Struktur und Einordnung von Prozessen auf hoher Abstraktionsebene. Sie beantwortet die Frage: Was machen wir wo im Unternehmen?
Ein BPMN-Diagramm zeigt dagegen den konkreten Ablauf eines einzelnen Prozesses, inklusive Aufgaben, Rollen, Gateways und IT-Systemen.

Müssen Prozesslandkarten in Aeneis immer manuell erstellt werden?

‍Nein. In Aeneis werden Prozesslandkarten automatisch als Spaltendiagramme erzeugt auf Basis der vorhandenen Prozessstruktur. Alternativ können Sie individuelle Freihanddiagramme erstellen.

Eignen sich Prozesslandkarten als Auditnachweis?

‍Nicht allein. Prozesslandkarten unterstützen bei der Vorbereitung und Strukturierung von Audits, sind aber kein Ersatz für detaillierte Prozessdokumentation mit Verantwortlichkeiten, Kontrollen oder Normbezügen. In Aeneis können Sie beide Ebenen kombinieren.

Wie viele Ebenen sind in einer Prozesslandkarte sinnvoll?

‍Bewährt haben sich 2–4 Ebenen:

1. Hauptkategorien (z. B. Führung / Kern / Support)
2. Prozessgruppen (z. B. Vertrieb, Einkauf)
3. Prozesse (z. B. Angebot erstellen)
   Optional: Teilprozesse oder Varianten als 4. Ebene – insbesondere in Spaltendiagrammen.

Wie viele Prozesslandkarten sollte ein Unternehmen pflegen?

‍Eine zentrale Unternehmenslandkarte ist Standard. Zusätzlich können bereichsspezifische oder themenbezogene Landkarten sinnvoll sein z. B. für IT, GRC oder einzelne Standorte. Entscheidend ist: Jede Prozesslandkarte sollte einem konkreten Kommunikationsziel dienen.

Kann man Prozesslandkarten versionieren?

‍Ja, in Aeneis lassen sich Freihanddiagramme versionieren und freigeben, zum Beispiel für Auditdokumentationen oder interne Freigabeprozesse.

Sind Prozesslandkarten in Aeneis navigierbar?

‍Ja. Per Klick auf ein Prozesselement innerhalb der Karte können Nutzerinnen und Nutzer direkt zu tiefergehenden Informationen springen, etwa zur detaillierten Prozessansicht, zum Dokument oder zu verknüpften Risiken und Rollen.

Weiterführende Links:

Blogartikel Die 3 beliebtesten Prozesslandkarten aus der Praxis - verschiedene Ansätze, gemeinsames Ziel

Blogartikel Prozesslandkarten erstellen für Unternehmen mit der BPM- und GRC-Software Aeneis