Viele Unternehmen kämpfen mit ineffizienter Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Grund hierfür sind oftmals mangelnde Verknüpfungen von Prozessen über Abteilungen hinweg. Dies führt häufig dazu, dass wichtige Informationen verloren gehen und Unklarheiten in der Verteilung von Verantwortlichkeiten bestehen. Die Folge sind Verzögerungen und Fehler aufgrund fehlender oder fälschlicher Informationen.
Eine Lösung für diese Herausforderungen bietet die BPM- & GRC-Software Aeneis. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, wie schlaues Prozessmanagement dazu beiträgt, Prozesse über Abteilungen hinweg miteinander zu verknüpfen, wodurch die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit verbessert werden kann.
Die Herausforderungen für Abteilungen ohne effektives Prozessmanagement
In vielen Unternehmen stehen Abteilungen vor erheblichen Herausforderungen, wenn Prozesse nicht effektiv miteinander verknüpft sind. Diese Probleme können die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stark beeinträchtigen. Im Folgenden beschreiben wir einige der häufigsten Herausforderungen.
Unklare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
Ohne ein klares Prozessmanagement ist oft nicht eindeutig, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Dies führt zu Verwirrung und Verzögerungen, da Teammitglieder möglicherweise nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen oder wer eine bestimmte Aufgabe übernehmen muss. Dadurch können unklare Verantwortlichkeiten zu Doppelarbeit oder sogar zu vernachlässigten Aufgaben führen.
Ineffiziente Kommunikation
Wenn Prozesse nicht verknüpft sind, ist die Kommunikation zwischen den Abteilungen oft fragmentiert und ineffektiv. Informationen werden nicht rechtzeitig oder vollständig weitergegeben, was zu Missverständnissen und Fehlern führen kann. Eine mangelhafte Kommunikation verlangsamt daher die Abläufe und erhöht das Risiko von Fehlentscheidungen.
Verzögerungen und Ineffizienzen
Darüber hinaus führen ineffiziente Prozesse häufig zu Verzögerungen. Wenn nicht klar ist, welche Schritte wann und von wem ausgeführt werden müssen, stockt der Arbeitsfluss. Dies kann zu längeren Bearbeitungszeiten und erhöhten Kosten führen. Ineffizienzen entstehen auch durch redundante Tätigkeiten. Durch eine bessere Koordination der Prozesse können diese allerdings recht leicht vermieden werden.
Mangelnde Transparenz
Ohne ein effektives Prozessmanagement fehlt außerdem die Transparenz in den Abläufen. Es ist schwer nachzuvollziehen, wo sich eine Aufgabe im Prozess befindet und wie weit sie fortgeschritten ist. Dies erschwert es den Führungskräften, den Überblick zu behalten und rechtzeitig einzugreifen, wenn Probleme auftreten.
Erhöhtes Fehlerpotenzial
Unklare Prozesse und Kommunikationsprobleme erhöhen zudem auch das Risiko von Fehlern. Wenn Informationen nicht konsistent und korrekt weitergegeben werden, können wichtige Details übersehen oder missverstanden werden. Dies führt zu Fehlern, die oft teuer und zeitaufwendig zu korrigieren sind.
Die Lösung: Verknüpfung von Prozessen
Um diese Herausforderungen zu überwinden, ist eine effektive Verknüpfung der Prozesse notwendig. Die BPM- & GRC-Software Aeneis bietet daher eine umfassende Lösung, um Prozesse zu verknüpfen und zu optimieren, was Abteilungen langfristig bei einer besseren Zusammenarbeit unterstützt.
Im nächsten Kapitel möchten wir anhand eines Praxisbeispiels der Sunshine Holding AG zeigen, wie Sie Ihre Prozesse in Aeneis verknüpfen und die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg verbessern können.
Verknüpfung von Prozessen in der BPM- & GRC-Software Aeneis: Ein Praxisbeispiel
Die fiktive Sunshine Holding AG hat sich entschieden, die BPM- & GRC-Software Aeneis einzuführen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Die anfänglichen Herausforderungen bestanden in einer mangelnden Verknüpfung der einzelnen Prozesse, was zu unklaren Schnittstellen sowie unbekannten To-dos und Verantwortlichkeiten führte.
Vorstellung des Praxisbeispiels
Für unser Praxisbeispiel möchten wir die Einführung des BPM- & GRC-Tools Aeneis in der Sunshine Holding AG betrachten. Für gewöhnlich werden die einzelnen Schritte einer Softwareeinführung nämlich von verschiedenen Abteilungen bearbeitet:
- IT-Abteilung: Auswahl der Software
- Buchhaltung: Bearbeitung der Rechnung für die Software
- IT-Abteilung: Implementierung der Software
Damit die Einführung der BPM- & GRC-Suite Aeneis in der Sunshine Holding AG ohne Probleme ablaufen kann, ist es also wichtig, dass diese einzelnen Schritte effektiv miteinander verknüpft werden.
Dazu werden wir uns im Folgenden die Integration des Softwareauswahlprozesses, des Rechnungsbearbeitungsprozesses und des Implementierungsprozesses ansehen.
Der Softwareauswahlprozess
Der Softwareauswahlprozess ist der erste Schritt auf dem Weg zur Implementierung einer neuen Softwarelösung. Bei der Sunshine Holding AG wurde dieser Prozess sorgfältig modelliert und vernetzt, um eine effiziente Auswahl und Bestellung der BPM- & GRC-Suite Aeneis zu gewährleisten.
Zunächst wurde der Softwareauswahlprozess als Support-Prozess, der in den globalen Prozessen liegt, tabellarisch in Aeneis modelliert. Dabei wurden die einzelnen Schritte des Auswahlprozesses erfasst und anschließend die durchführenden Rollen integriert. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass alle notwendigen Beteiligten klar definiert und eingebunden sind.
Zusätzlich zu den durchführenden Rollen wurden auch die mitgeltenden Informationen an den Prozess geknüpft. Dies ermöglichte eine umfassende Visualisierung aller relevanter Daten und Verantwortlichkeiten. Durch die klare Strukturierung und Verknüpfung des Softwareauswahlprozesses konnte die Sunshine Holding AG also sicherstellen, dass alle Teammitglieder verschiedener Abteilungen jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind und ihre Aufgaben effizient erledigen können.
Mehr Informationen zur Modellierung von Prozessen in Aeneis finden Sie auch in unserer Online-Hilfe.
Der Rechnungsbearbeitungsprozess
Nachdem die Entscheidung für die BPM- & GRC-Software Aeneis gefallen war und die Bestellung aufgegeben wurde, stellte die Intellior GmbH der Sunshine Holding AG eine Rechnung aus. Da die Auswahl der Software und die Bearbeitung von Rechnungen in der Regel von unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt werden, musste der Rechnungsbearbeitungsprozess mit dem Softwareauswahlprozess effektiv verknüpft werden.
Die Verknüpfung der beiden Prozesse gewährleistet, dass alle relevanten Informationen nahtlos über Abteilungen hinweg weitergegeben werden und keine wichtigen Schritte übersehen werden. Durch diese Integration konnte die Sunshine Holding AG sicherstellen, dass die Rechnung zügig bearbeitet und bezahlt wurde, wodurch Verzögerungen und Ineffizienzen vermieden wurden.
Der Implementierungsprozess
Nach der erfolgreichen Bezahlung der Rechnung wurde der Implementierungsprozess angestoßen. Dieser Prozess ist als Kernprozess ebenfalls in den globalen Prozessen verankert und stellt sicher, dass die Implementierung der BPM- & GRC-Software Aeneis reibungslos verläuft.
Der Implementierungsprozess wurde ebenfalls tabellarisch erfasst und mit den zuvor beschriebenen Prozessen verknüpft. Dies ermöglichte nicht nur eine nahtlose Übergabe von Informationen und Verantwortlichkeiten von einem Prozess zum nächsten, sondern auch über verschiedene Abteilungen hinweg.
Durch die klare Strukturierung und Verknüpfung des Implementierungsprozesses konnte die Sunshine Holding AG sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen an die IT-Abteilung, die für die Implementierung der BPM- & GRC-Software Aeneis zuständig ist, weitergeleitet wurden. So konnte die Implementierung des Tools letztendlich effizient und ohne Verzögerungen durchgeführt werden.
Die Verknüpfung von Start- und Endereignissen
Durch die Verknüpfung des Softwareauswahlprozesses als Supportprozess und des Software-Implementierungsprozesses als Kernprozess können alle Informationen über Verantwortlichkeiten und wichtige Daten jederzeit von allen Abteilungen eingesehen werden. Dies ermöglicht eine klare Sicht auf die Prozesskette und sorgt dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Durch die Verknüpfung der Prozesse können Mitarbeitende heute jederzeit in den nächsten Prozessschritt wechseln und haben dabei alle relevanten Informationen zur Hand. Dies führt zu einer effizienteren und schnelleren Bearbeitung der Aufgaben, da keine Zeit mit der Suche nach Informationen oder der Klärung von Verantwortlichkeiten verloren geht.
In der Sunshine Holding AG konnte ein effizientes Prozessmanagement in der BPM- & GRC-Software Aeneis also zu einer klaren und schnellen Kommunikation zwischen den Abteilungen beitragen. Alle Mitarbeitenden wissen genau, welche Aufgaben auf sie zukommen und an wen sie sich wenden müssen. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung der Bearbeitungszeit und einer Steigerung der Effizienz im ganzen Unternehmen.
Mehrwert der Verknüpfung von Prozessen für Unternehmen
Die Verknüpfung von Prozessen in einem Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile und führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Transparenz. Im Folgenden möchten wir noch einmal zusammenfassen, welche Vorteile diese Verknüpfungen bieten und wie sie Unternehmen und Abteilungen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Klare Verantwortlichkeiten und schnelleres Arbeiten
Ein großer Vorteil der vernetzten Prozesse ist die Klarheit der Verantwortlichkeiten und die Beschleunigung der Arbeitsabläufe. Wenn alle Prozesse miteinander verknüpft sind, wissen die Teammitglieder genau, wer ihnen zuarbeitet und wem sie zuarbeiten müssen. Dies reduziert Missverständnisse und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit.
Die Klarheit der Prozesse und Verantwortlichkeiten ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben schneller und genauer zu erledigen. Dadurch wird die Durchlaufzeit der Prozesse verkürzt und das Unternehmen kann schneller auf Marktveränderungen reagieren und wettbewerbsfähiger agieren.
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