Compliance Software - Nutzen & Funktionen

Compliance - Was bedeutet das?

Unter dem Begriff Compliance versteht man im unternehmerischen Kontext die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und internen Regelungen im gesamten Unternehmen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle geschäftlichen Aktivitäten und Prozesse rechtmäßig und ethisch korrekt ablaufen. Zu Compliance zählt ebenfalls die Erfüllung interner Unternehmensstandards, wie z. B. ethische Grundsätze, Verhaltenskodizes oder branchenspezifische Anforderungen.

Was ist eine Compliance Software?

Eine Compliance-Software hilft Unternehmen dabei, Vorschriften und interne Richtlinien systematisch einzuhalten. Sie stellt sicher, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden, um rechtliche und regulatorische Risiken zu minimieren und die Transparenz in den Geschäftsprozessen zu erhöhen. Werden rechtliche Vorgaben nicht erfüllt, drohen Strafen und hohe Bußgelder.

Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen, ihre rechtlichen Verpflichtungen effizient zu managen und sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse gesetzeskonform und transparent ablaufen.

Für Unternehmen bietet Compliance-Software eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Risiken (Risk Management), zur Befolgung von Gesetzen und Vorschriften sowie zur Erhöhung der Effizienz in der Umsetzung von Maßnahmen (Compliance Management). Besonders relevant sind dabei Standards wie ISO-Normen (bspw. die ISO 37301), die branchenübergreifend eingehalten werden müssen.

Ein zentraler Bestandteil von Compliance-Software ist die Überwachung und Dokumentation aller Compliance-relevanten Aktivitäten. Eine Compliance Management Software hilft dabei, Änderungen in Vorschriften zu verfolgen, Risiken zu bewerten und präventive Maßnahmen zu ergreifen. In großen Unternehmen spielt Compliance-Management eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Compliance-Prozessen, der Reduzierung menschlicher Fehler und der Unterstützung der internen Revision, um Schwachstellen und Unregelmäßigkeiten aufzudecken.

Ein funktionierendes Hinweisgebersystem (Whistleblower-System) ist ein weiterer wichtiger Aspekt moderner Compliance-Lösungen. Es bietet eine digitale Plattform, über die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen potenzielle Verstöße anonym melden können, wodurch das Unternehmen besser in der Lage ist, proaktiv auf Risiken zu reagieren.

Risikomanagement und Compliance-Software sind eng miteinander verbunden, da beide darauf abzielen, Risiken zu identifizieren und zu mindern, jedoch unterschiedliche Schwerpunkte haben. Compliance-Software konzentriert sich auf die Erfüllung der Anforderungen gesetzlicher Vorschriften, während das Risikomanagement sich auf die Identifizierung und Kontrolle von Geschäftsrisiken fokussiert.

Ist der Einsatz von Compliance-Software verpflichtend?

Der Einsatz von Compliance-Software ist für viele Unternehmen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Finanzsektor, der Pharmaindustrie oder dem Gesundheitswesen, relevant, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, ein Überwachungssystem zur Erfüllung von Datenschutzrichtlinien (z.B. DSGVO) und zur Risikofrüherkennung zu etablieren.

Auch für Unternehmen, die keiner gesetzlichen Verpflichtung unterliegen, wird Compliance-Software zunehmend freiwillig implementiert, um Risiken zu minimieren, Prozesse zu standardisieren und das Vertrauen von Stakeholdern zu stärken.

Hilfreiche Funktionen von Compliance-Software

Eine Compliance-Software, die dem Unternehmen tatsächlichen Mehrwert im Alltag bringt, sollte viele unterschiedliche Funktionen integriert haben.

Dazu gehören bspw.:

• Überwachung von Vorschriften: Compliance-Software verfolgt kontinuierlich Änderungen in Gesetzen und Regularien und passt die internen Prozesse entsprechend an.
• Automatisierte Berichterstattung: Sie erstellt Berichte für interne und externe Audits, was die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Compliance-Aktivitäten sicherstellt.
• Schulungsmanagement: Unternehmen können Schulungen zu neuen Vorschriften und Richtlinien verwalten und dokumentieren, um die Mitarbeiterschulung sicherzustellen.
• Risikomanagement: Sie identifiziert und bewertet potenzielle Compliance-Risiken und hilft bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung.
• Audit-Trails: Dokumentiert jede Änderung oder Aktion im Zusammenhang mit Compliance, um bei Prüfungen eine vollständige Historie bereitzustellen (integrierte Freigabe- und Kenntnisnahmeworkflows).

Compliance-Software – Welchen Nutzen hat sie für Unternehmen?

Die Vorteile von Compliance-Software sind vielfältig:

• Risikominimierung: Durch die Automatisierung von Überwachungsprozessen und die Identifikation potenzieller Verstöße wird das Risiko von Strafen und Imageschäden verringert.
• Prozessoptimierung: Compliance-Software trägt zur Standardisierung von Abläufen bei, was die Effizienz erhöht und Fehler reduziert.
• Sicherstellung der Compliance: Die Software unterstützt Unternehmen dabei, jederzeit regelkonform zu handeln, insbesondere in dynamischen und regulierten Branchen.
• Transparenz und Verantwortlichkeit: Durch die klare Dokumentation von Prozessen und Verantwortlichkeiten erhöht sich die Transparenz, was die Zusammenarbeit im Unternehmen stärkt.
• Verlässliche Berichterstattung: Die automatische Erstellung von Compliance-Berichten stellt sicher, dass die Dokumentation vollständig und akkurat ist.

Einsatzgebiete von Compliance-Software im Unternehmen

Ein Compliance-Management-Tool kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden, um die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften zu gewährleisten:

• Betriebsprozesse: Sie überwacht die Beachtung von Standards und Vorschriften in operativen Abläufen, wie Einkauf und Vertrieb.
• Finanz- und Rechnungswesen: Unterstützt die Erfüllung von steuerlichen und finanziellen Vorschriften sowie internationaler Standards.
• IT-Sicherheit: In der IT gewährleistet Compliance-Software den Schutz sensibler Daten durch Überwachungs- und Sicherheitskontrollen.
• Datenschutz: Erleichtert die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, wie der DSGVO, durch die Verwaltung von Einwilligungen und das Management von Datenzugriffen.

Compliance-Software Aeneis

In der Compliance-Software Aeneis können Sie Ihre Compliance-Strategie ganz einfach und intuitiv prozessorientiert aufzubauen. Nicht nur Ihre Compliance-Prozesse sind in Aeneis miteinander vernetzt und abrufbar, sondern sämtliche Geschäftsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens.

• Auditmanagement: Aeneis können Sie Ihr Audit von A bis Z steuern und behalten alle erfolgsrelevanten Unternehmensprozesse im Blick. Die App Auditmanagement bietet alle Funktionen, die es für die einfache und erfolgreiche Durchführung eines Audits benötigt bspw. Audit-Jahrespläne, Audit-Bericht, Audit-Schwerpunkte, Maßnahmen oder die Einbindung von Normen und Auditbeteiligten.
• Datenschutzmanagement: Mit dem Datenschutzmanagementsystem in der BPM-Suite Aeneis haben Sie die Möglichkeit Ihre anfallenden Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten und Vorlagen ganzheitlich zu betrachten und sich so die Sicherstellung des Datenschutzes zu vereinfachen.
• GoBD: Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) regeln die ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung. Mit dem Tool Aeneis erhalten Sie im GoBD-Content-Modul eine komplett GoBD-konforme Prozesslandschaft, welche Ihre kaufmännischen Prozesse klar und strukturiert darstellt.
• TaxCMS: Ein Tax Compliance Management System stellt die Einhaltung von Steuervorschriften sicher. Mit dem Content-Modul TaxCMS von Aeneis verbessern Sie Ihre steuerliche Compliance und Risikokontrolle nachhaltig und erhöhen gleichzeitig Ihre unternehmensinterne Effizienz.

IDW PS 980: Prüfung von Compliance-Software:

Die IDW Prüfungsstandards, insbesondere der IDW PS 980, bieten eine Grundlage für die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit von Compliance-Management-Systemen (CMS). Diese Standards stellen sicher, dass die implementierten Kontrollen die Einhaltung von Vorschriften unterstützen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz fördern.

Fazit: Alles rund um Compliance-Software

Compliance-Software ist nicht nur ein Werkzeug zur Vermeidung von Strafen, sondern ein strategischer Hebel für Unternehmen, ihre betriebliche Effizienz und Resilienz zu steigern. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Compliance-Prozessen hilft sie, rechtliche und regulatorische Anforderungen proaktiv zu erfüllen. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Risikos von Verstößen und erhöht die Transparenz in Geschäftsprozessen.

Unternehmen profitieren zudem von verbesserter interner Kommunikation und der klaren Dokumentation von Verantwortlichkeiten.

Eine Compliance-Software bietet somit nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Wettbewerbsvorteile durch höhere Effizienz, Risikokontrolle und eine stärkere Governance-Struktur.

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