Mit der BPM-Suite Aeneis können Sie nicht nur Ihre Prozesse modellieren und managen, sondern auch alle relevanten Dokumente zentral integrieren und relevante Inhalte vernetzen.
In der Welt des Prozessmanagements hebt sich Aeneis durch seine fortschrittlichen Integrationsfähigkeiten ab. Die innovative BPM-Software revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten umgehen. Mit Aeneis können Sie sowohl externe als auch interne Dokumente nahtlos in Ihrer Prozessmodellierung verlinken und relevante Inhalte effizient vernetzen. Diese Funktion erleichtert nicht nur die Organisation und Zugänglichkeit von Informationen, sondern fördert auch eine integrative Arbeitsweise. Erfahren Sie hier, wie Sie mit Aeneis den Workflow optimieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern können.
Die Integration externer Dokumente in Aeneis
Die Fähigkeit, externe Dokumente nahtlos zu integrieren, ist ein zentraler Vorteil von Aeneis. Sie können zum Beispiel vorhandene Dateien ganz einfach hochladen oder Links zu Dokumenten einbinden.
Dieser Ansatz bietet Ihnen Flexibilität und Schnelligkeit. Mit Aeneis sind Sie nämlich nicht gezwungen, Ihre Dokumente in ein neues Format oder System zu übertragen. Stattdessen öffnen und bearbeiten Sie Ihre Dokumente direkt aus der BPM-Suite. Dies spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Die Verknüpfung Ihrer Dokumente
Mit Aeneis haben Sie die Möglichkeit, externe Dokumente mit anderen Objekten, wie Prozessen, innerhalb der Suite zu verknüpfen. Diese Verknüpfungen sind nicht nur praktisch, sondern auch strategisch wertvoll. Sie ermöglichen es Ihnen, einen umfassenden Überblick über die Verwendung und Relevanz jedes Dokuments im Kontext Ihrer Geschäftsprozesse zu erhalten.
Visualisierung für bessere Kontrolle und Übersicht Ihrer Dokumente
Die in Aeneis integrierten Vernetzungsdiagramme visualisieren Dokumente und deren Zusammenhänge. Sie sehen auf einen Blick, wo ein Dokument genutzt wird und wer dafür verantwortlich ist.
Der Umgang mit Word-Dokumenten in Aeneis
In Aeneis wird der Umgang mit Word-Dokumenten durch eine innovative Integration vereinfacht. Word-Dokumente in Aeneis fallen unter die Kategorie der externen Dokumente, wobei bereits eine Word-Vorlage angehängt ist.
Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen anzupassen oder durch Ihr eigenes Word-Dokument zu ersetzen. Dies spart Zeit und erleichtert die Arbeit, da Sie nicht jedes Mal von Grund auf neu beginnen müssen, sondern auf einer soliden Basis aufbauen können.
Anlegen und Bearbeiten externer Dokumente in Aeneis
Das Anlegen und Bearbeiten eines externen Dokuments in Aeneis ist ein intuitiver Prozess. Zunächst geben Sie eine Bezeichnung für das Dokument ein und wählen den Speicherort aus. Hier bietet Aeneis die Flexibilität, entweder eine Datei direkt hochzuladen oder einen Link anzugeben.
Nachdem das Dokument angelegt und geöffnet wurde, können Sie in der rechten Sidebar weitere Eigenschaften ergänzen, wie beispielsweise die Zuweisung eines/einer Verantwortlichen. Zusätzlich bietet das Menü an der hinterlegten Datei weitere nützliche Aktionen, wie das Öffnen oder Ersetzen der Datei. So wird die Dokumentenverwaltung effizient und benutzerfreundlich gestaltet.
In unserer Online-Hilfe zu externen Dokumenten können Sie im Detail nachlesen, wie Sie Dokumente in Aeneis integrieren können.
Dokumentenmanagement mit der WebDAV-Funktion in Aeneis
Die Integration der WebDAV-Funktion in Aeneis stellt ein weiteres Highlight dar, das den Umgang mit Dokumenten vereinfacht. Sobald Sie in Aeneis die WebDAV-Funktion aktivieren und eine Microsoft-Office-Datei an ein Dokument anhängen, ermöglicht dies das direkte Öffnen und Bearbeiten der Datei im entsprechenden Microsoft-Office-Programm.
Die Besonderheit hierbei ist, dass Änderungen, die Sie vornehmen, direkt und automatisch in Aeneis geladen werden. Diese Funktion spart wertvolle Zeit und reduziert den Aufwand, der mit dem manuellen Hochladen von aktualisierten Dokumenten verbunden ist.
Die innovativen SmartDocs in Aeneis
Der zweite Dokumententyp in Aeneis sind die sogenannten SmartDocs. Diese sind nicht nur einzigartig, sondern auch äußerst praktisch. Im Gegensatz zu externen Dokumenten sind SmartDocs nämlich direkt im Aeneis-Portal verfügbar. Das bedeutet, dass ihre Inhalte unmittelbar in Aeneis gepflegt und angezeigt werden.
SmartDocs bieten somit einen enormen Vorteil in Bezug auf Zugänglichkeit und Aktualität. Dokumente müssen nun nämlich nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden, sondern sind stattdessen zentralisiert und stets aktuell verfügbar.
Übersichtliche Struktur und Navigation
Dank der übersichtlichen Struktur der SmartDocs in Aeneis behalten Ihre Mitarbeitenden stets den Überblick. Der Hauptinhalt des Dokuments wird dabei im mittleren Bereich angezeigt und kann dort bearbeitet werden. Die einzelnen Kapitel werden dort untereinander aufgeführt.
Für maximale Flexibilität können sowohl komplette SmartDocs als auch einzelne Kapitel mit anderen Objekten, wie Prozessen, verknüpft werden.
Das Inhaltsverzeichnis am linken Rand zeigt die Strukturierung des Dokuments und dient zur Navigation innerhalb des Dokuments. Diese intuitive Navigation hilft beim Finden spezifischer Informationen und erleichtert das Arbeiten mit diesen erheblich. Somit tragen die SmartDocs in der BPM-Suite Aeneis wesentlich zu einem einfacheren Umgang mit umfangreichen Dokumenten bei.
Anlegen eines neuen Dokuments: Der erste Schritt
Das Anlegen eines neuen SmartDocs ist mit der BPM-Software Aeneis ein kinderleichter Prozess. Der einfachste Weg hierfür ist über die Startseite des Portals. Ein Klick auf „Dokument anlegen“ im Schnelleinstieg öffnet ein Pop-up-Menü, in dem Sie den gewünschten Dokumententyp auswählen können.
Diese einfache und schnelle Methode macht das Anlegen von Dokumenten zu einem reibungslosen Vorgang, der keine umfangreichen IT-Kenntnisse erfordert.
SmartDoc anlegen und bearbeiten
Bei der Erstellung eines neuen SmartDocs in Aeneis wird zunächst ein leeres Dokument angelegt, das Sie direkt bearbeiten können. Durch einen Klick auf den weißen Bereich des Dokuments aktivieren Sie den Editiermodus und können unverzüglich mit der Eingabe des Inhalts beginnen.
Diese direkte und intuitive Bearbeitungsfunktion ermöglicht eine schnelle und effektive Erstellung von Dokumenten.
Mehr Informationen zum Bearbeiten von SmartDocs finden Sie in unserer Online-Hilfe.
Ein Kapitel in SmartDocs anlegen
Die Strukturierung von Inhalten in SmartDocs wird durch die einfache Anlage von Kapiteln weiter optimiert. Mit einem Klick auf den Button „SmartDoc-Kapitel anlegen“ beginnen Sie, Ihre Dokumente zu strukturieren. Die Kapitel erscheinen im Inhaltsverzeichnis und können dort nach Belieben per Drag-and-Drop sortiert und verschachtelt werden.
Zusätzlich bietet die rechte Sidebar die Möglichkeit, Eigenschaften festzulegen, Verantwortliche zuzuweisen oder das SmartDoc bzw. ein SmartDoc-Kapitel mit einem Prozess zu verknüpfen. Diese Funktionen bieten nicht nur eine klare Strukturierung, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Anschließend können Versionierung und Freigabeprozess gestartet werden.
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