Für die Speicherung unterschiedlicher Arbeitsstände haben wir eine intuitive Möglichkeit in unserer BPM-Suite Aeneis entwickelt. Mit der einfach zu handhabenden Versionierung von Objekten verbessern und erleichtern wir die Zusammenarbeit in Ihrem Team.
Um im Team optimal zusammenarbeiten zu können, ist es wichtig, alle Aktivitäten an gemeinsam genutzten Objekten zu dokumentieren. So können alle Mitarbeitenden den aktuellen Stand immer im Blick behalten. Damit Sie in unserem BPM-Tool Aeneis immer auf die verschiedenen Arbeitsstände zugreifen und diese miteinander vergleichen können, haben wir in der Entwicklung besonderes Augenmerk auf die Versionierung verschiedener Arbeitsstände gelegt. Das bedeutet, dass Sie vorgenommene Änderungen von Version zu Version nachvollziehen können. So wird die gemeinsame Arbeit im Team durch eine bessere Nachvollziehbarkeit gefördert.
Die Arbeitskopie: Ihr Entwurf eines Objekts in Aeneis
Unser Ziel ist es, dass Sie verschiedene Arbeitsstände speichern und möglichst einfach miteinander vergleichen können. Eine fehlende Versionierung kann dagegen dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen. Daher dürfen ältere Versionen eines Objekts nicht einfach überschrieben werden.
Mit der Versionierung wird Ihnen das nicht passieren. So können Sie zu jeder früheren Version zurückkehren, wodurch das Risiko des Datenverlusts minimiert wird.
Standardmäßig sind Objekte in unserem BPM-Tool Aeneis immer als Arbeitskopie gespeichert. Bei solchen Arbeitskopien handelt es sich um Objekte, an denen Sie gerade arbeiten und die noch nicht für alle Mitarbeitenden sichtbar sind. Ein kurzer Blick in den Header der Objektsicht verrät Ihnen, ob es sich um eine solche Arbeitskopie handelt.
Eine Arbeitskopie zeigt den aktuellen Stand eines Objekts, der bearbeitet werden kann. Ein Objekt besitzt immer genau eine Arbeitskopie.
Damit Sie alle Versionen Ihrer Objekte im Blick behalten können, gibt es die Möglichkeit, Objekte aus folgenden drei Perspektiven zu betrachten:
- Arbeitskopie
- freigegeben
- Datums-Sicht
Wie Sie die verschiedenen Sichten im Portal anwenden, erfahren Sie hier. Außerdem stellen wir Ihnen hier im Detail vor, wie Sie Versionen in Aeneis erstellen können.
Die freigegebene Version
Bei der gemeinsamen Zusammenarbeit im Team ist es unerlässlich, auf denselben Stand eines Projekts oder Dokuments zugreifen zu können.
Sobald die Erstellung beziehungsweise Bearbeitung eines Objekts beendet ist, können Sie dieses Objekt für alle Mitarbeitenden sichtbar machen. Hierzu wird eine Version des Objekts erstellt. Diese Versionen können nicht geändert werden.
Eine Version zeigt das Objekt in einem Stand an, der eingefroren und für alle freigegeben wurde.
Ein hilfreiches Farbsystem gibt Auskunft darüber, um welche Version eines Objekts es sich handelt. Damit dies ohne Probleme auf einen Blick ersichtlich wird, haben wir folgendes Ampel-Farbschema für die verschiedenen Versionen in unserem BPM-Tool Aeneis implementiert:
- Grün: neueste Version des Objekts
- Rot: ältere Version des Objekts
- Gelb: Arbeitskopie
Die Versionierung hilft Ihren Teams langfristig dabei, schneller Entscheidungen zu treffen. Lange Diskussionen darüber, welche Version die aktuellste oder relevanteste ist, sind dank der Versionierung nicht mehr nötig. Stattdessen können Teammitglieder einfach auf die Historie zugreifen und den Entwicklungsverlauf einsehen.
So starten Sie die Versionierung eines Objekts
Die Versionierung eines Objekts wird gestartet, indem ein Freigabeworkflow angestoßen wird. Die Versionierung des Objekts ist dann abgeschlossen, sobald die Version den Freigabeworkflow durchlaufen hat und freigegeben wurde. Auf diese Weise können beliebig viele Versionen eines Objekts freigegeben und erstellt werden. Doch wie genau sehen die Schritte des Standard-Freigabeworkflows aus?
Objekt in einem laufenden Freigabeprozess
Indem alle Teammitglieder Änderungen und Anpassungen zurückverfolgen können, werden Verantwortlichkeiten und Mitwirkungen an einem Objekt klar definiert. So werden Missverständnisse vermieden und das Vertrauen innerhalb des Teams gefördert.
Bevor von einem Objekt eine neue Version existiert, durchläuft es daher einen Freigabeprozess. Sollte ein Objekt aktuell diesen Prozess durchlaufen, sehen alle Mitwirkenden einen entsprechenden Hinweis links oben im Header des Objekts. Daran ist zu erkennen, dass dieses Objekt zurzeit nicht bearbeitet werden kann.
Auf diese Weise sind alle Mitarbeitenden automatisch über den aktuellen Stand eines Objekts informiert und es kann zu keinen Missverständnissen beziehungsweise zu doppelten Bearbeitungen kommen.
Der Standard-Freigabeworkflow in unserer BPM-Software Aeneis
Im Auslieferungszustand unserer BPM-Software Aeneis wird ein Standard-Freigabeworkflow angeboten. Objekte können Sie über diesen Freigabeworkflow versionieren und für alle Berechtigten sichtbar freigeben. Sie müssen sich also nicht abmühen und einen eigenen Freigabeworkflow definieren, wenn sie nicht wollen.
Mitarbeitende können gemeinsam an der Freigabe von Objekten arbeiten und in den einzelnen Schritten eingebunden werden. Dabei kann jedes Teammitglied stets den jeweiligen Status eines Objekts einsehen.
Wenn Sie unseren Standard Freigabeworkflow noch besser kennenlernen möchten, empfehlen wir Ihnen, sich unsere Online-Hilfe anzusehen.
Erweiterte Freigabeworkflows in unserer BPM-Software Aeneis
Natürlich wissen wir, dass für viele Objekte ein spezieller Workflow benötigt wird. Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit, über den Erweiterten Freigabeworkflow (EFWF) den Standard-Freigabeworkflow zu erweitern oder einen komplett eigenen Workflow zu konfigurieren. Mehr Informationen zur Konfiguration des Erweiterten Freigabeworkflows können Sie in unserer Online-Hilfe nachlesen.
Flexible Versionsansicht: Immer den richtigen Blick
Die intuitive Menüleiste unserer BPM-Software Aeneis bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell zwischen der Arbeitskopie und der freigegebenen Version zu wechseln. So haben Sie stets die Kontrolle und können für alle Inhalte im Portal wählen, welche Sie anzeigen möchten.
Hier können Sie die Ansicht für sämtliche Portal-Inhalte umstellen.
Lernen Sie die Versionierung in Aeneis in der Praxis kennen
Um Prozesse gemeinsam im Team verwalten zu können und um Änderungen gut nachvollziehbar zu machen, ist eine effiziente und klare Versionierung notwendig. In unserer BPM-Software Aeneis ermöglichen wir dies durch eine übersichtliche und intuitiv gestaltete Konfiguration. So können alle Mitarbeitenden gemeinsam an der Freigabe von Objekten arbeiten, was letztendlich die Arbeit im Team optimiert. Unterschiedliche Arbeitsstände zu speichern und vergleichen zu können, ist für ein erfolgreiches Unternehmen nämlich unerlässlich.
Damit Sie die Versionierung in unserem BPM-Tool Aeneis selbst in der Praxis kennenlernen können, bieten wir eine kostenlose 30-tägige Testversion an. Gehen Sie den Schritt in Richtung effizientes Prozessmanagement mit unserer Software.
